Rz. 74l
Stand: 6/01 – 02/2025
Das BMF äußerte sich am 14.06.2024 erstmals in seinem Entwurf zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG und der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 01.01.2025. Ausführlich hierzu Nieskens, UR 2024, 562. Der Entwurf mündete schließlich im BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Az. III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, BStBl I 2024, 1320).
Rz. 74m
Stand: 6/01 – 02/2025
Mit der Neudefinition des Begriffs der elektronischen Rechnung ab dem 01.01.2025 liegt eine E-Rechnung nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG). Das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung muss entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.04.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 06.05.2014, 1) entsprechen oder kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung für eine solche Vereinbarung ist, dass das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.
Rz. 74n
Stand: 6/01 – 02/2025
Weiterhin gilt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein müssen. "Lesbarkeit" bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die XML-Datei maschinell auswertbar sein muss (maschinelle Lesbarkeit). Dabei müssen zumindest die Rechnungspflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. Rechnungsdaten, die in einem strukturierten elektronischen Format (Rz. 74p ff.) übermittelt werden, sind in diesem Datenformat grundsätzlich nicht menschenlesbar, sondern erst nach einer Konvertierung. Die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments ist nicht erforderlich. Denn Folge aus der maschinellen Auswertbarkeit einer standardisierten Datei ist auch, dass die Datei durch ein Visualisierungstool menschenlesbar angezeigt werden kann. Nach der bisherigen Verwaltungsauffassung erforderte das Merkmal "Lesbarkeit", dass die Rechnung für das menschliche Auge lesbar ist. Bisher gingen bei einem hybriden Format (Rz. 74r), im Falle einer Abweichung zwischen elektronischer Information und dem für das menschliche Auge lesbaren Bildteil, der letztere Teil vor. Mit Einführung der obligatorischen E-Rechnung kehrt sich dieses Verhältnis um. "Lesbar" bezieht sich nunmehr darauf, dass die Datei maschinenlesbar sein muss. Bei einem hybriden Format bilden die im XML-Format vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil. Im Fall von Abweichungen zwischen den strukturierten Rechnungsdaten und den sonstigen Informationen gehen die Daten des strukturierten Teils denen der Bilddatei vor. Die zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments (z. B. durch ein hybrides Format oder ein zusätzliches PDF-Dokument) ist aber optional möglich. (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Az. III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, BStBl I 2024, 1320, Rz. 6,31)
Rz. 74o
Stand: 6/01 – 02/2025
Eine E-Rechnung liegt nach § 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 1 UStG insbesondere dann vor, wenn sie den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.04.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen entspricht. Die Vorgaben der genannten Richtlinie, die ursprünglich für die Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung (B2G-Bereich) erlassen worden ist, sind vom Europäischen Komitee für Normung mit der europäischen Norm EN 16931 technisch umgesetzt worden. Die Normenreihe ist bereits heute geeignet, um die meisten Geschäftsvorfälle auch im B2B-Bereich darzustellen, und wird laufend weiterentwickelt. Eine solche E-Rechnung ist als rein strukturiertes Datenformat konzipiert und ermöglicht, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren. Sie basiert auf einem XML-Format, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient, und eignet sich nicht für eine Sichtprüfung durch das menschliche Auge. Durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen kann der XML-Datensatz allerdings für den Menschen lesbar dargestellt werden. (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Az. III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, BStBl I 2024, 1320, Rz. 28)
Rz. 74p
Stand: 6/01 – 02/2025
Die Verwendung von strukturierten Rechnungsformaten, die auf der Normenreihe EN 16931 beruhen, ist immer zulässig. Daneben können unter bestimmten Voraussetzungen auch andere Rechnungsformate verwendet werden (z. B. EDI-Verfahren nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19.10.1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches, ABl. L 338...