Frotscher/Geurts, EStG § 3 Nr. 50 [Durchlaufende Gelder/Auslagenersatz]

1 Allgemeines

Rz. 1

Durch § 3 Nr. 50 EStG werden Beträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben – durchlaufende Gelder –, und die Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber ersetzt werden – Auslagenersatz –, für steuerfrei erklärt. Solche durchlaufenden Gelder und solcher Auslagenersatz können jedoch nicht zum Arbeitslohn gehören, da sie nicht zur Bereicherung des Arbeitnehmers führen. Unter § 3 Nr. 50 EStG fallende Zahlungen können also nicht steuerbar sein. Die Vorschrift ist folglich deklaratorischer Natur.^[1]

Eine Umwandlung von Barlohn in steuerfreien Auslagenersatz ist zulässig. Es reicht aus, wenn im Vorhinein auf künftig fälligen Arbeitslohn verzichtet wird.^[2] Unschädlich ist es, wenn der bisherige ungekürzte Arbeitslohn weiterhin Bemessungsgrundlage für künftige Gehaltserhöhungen ist, die Gehaltsminderung zeitlich begrenzt ist oder eine einseitige Änderung der Vereinbarung möglich ist.^[3] Eine reine Lohnverwendungsabrede ist jedoch nicht ausreichend.

2 Voraussetzungen der Steuerfreiheit

Rz. 2

Durchlaufende Gelder sind Beträge, die der Arbeitnehmer als fremdes Geld verwaltet und anstelle des Arbeitgebers ausgibt (§ 669 BGB). Hier tritt der Arbeitgeber in Vorleistung. Die Steuerbefreiung betrifft den Fall, dass das Geld in das Eigentum des Arbeitnehmers übergeht und eine schuldrechtliche Verpflichtung zur Weiterleitung besteht. Bleiben die Gelder im Eigentum des Arbeitgebers, fließen diese Gelder dem Arbeitnehmer nicht zu, sodass sich die Frage einer Steuerpflicht erst gar nicht stellt.

Rz. 3

Beim Auslagenersatz gleicht der Arbeitgeber ihm darlehensweise aus dem Vermögen des Arbeitnehmers zur Verfügung gestellte Geldbeträge aus, die der Arbeitnehmer anstelle des Arbeitgebers verausgabt hat (§ 670 BGB). Hier tritt der Arbeitnehmer in Vorleistung.^[1] Die Ausgaben müssen anstelle des Arbeitgebers und in seinem Interesse getätigt werden. Die erhaltenen Beträge gehören nicht zum Einkommen des Arbeitnehmers und bereichern ihn nicht. Die Zahlung ist damit nicht durch das individuelle Dienstverhältnis veranlasst, sondern ausschließlich oder weitaus überwiegend durch die Belange des Arbeitgebers.^[2] Der Arbeitnehmer wird wie ein Bote oder wie ein Vertreter tätig. Dabei darf jedoch kein eigenes Interesse des Arbeitnehmers an den Ausgaben bestehen.^[3] Diese Voraussetzungen sind gegeben, wenn der Arbeitnehmer die Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers macht, wobei es nicht darauf ankommt, ob das im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen geschieht, und über die Ausgaben im Einzelnen abrechnet (R 3.50 Abs. 1 S. 1 LStR 2015).

Rz. 4

Liegen die Ausgaben im Interesse des Arbeitnehmers, sind sie durch das Dienstverhältnis veranlasst, und die Steuerfreiheit ist ausgeschlossen. Der Ersatz von Werbungskosten (z. B. Ersatz der Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, von Fortbildungskosten oder von Kontoführungsgebühren) und von Kosten der privaten Lebensführung des Arbeitnehmers fallen daher nicht unter § 3 Nr. 50 EStG.^[4] U. U. können auch wirtschaftlich zusammenhängende Vorgänge in Auslagenersatz und Arbeitslohn zu trennen sein. Sucht sich der Arbeitnehmer z. B. ein Jubiläumsgeschenk selbst aus und bezahlt es, so liegt in der Zahlung des Arbeitgebers gleichwohl Auslagenersatz. Das Geschenk selbst gehört als Sachbezug zum Arbeitslohn, der ggf. steuerfrei sein kann.

Rz. 5

Auslagenersatz und durchlaufende Gelder i. S. d. § 3 Nr. 50 EStG können nur vorliegen, wenn der Arbeitnehmer durch Einzelabrechnung die Verwendung der Gelder nachweist. Bei pauschalem Auslagenersatz liegt i. d. R. stpfl. Arbeitslohn vor.^[5] Aus Vereinfachungsgründen kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn die pauschal ersetzten Auslagen regelmäßig wiederkehren und die pauschale Abgeltung im Großen und Ganzen den tatsächlichen Aufwendungen entspricht.^[6] Die Finanzverwaltung. verlangt einen Einzelnachweis der entstandenen Aufwendungen über einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten (R 3.50 Abs. 2 S. 2, 5 bis 7 LStR 2015).

3 Typische Fälle aus der Praxis

Rz. 6

Außenmonteure: Fahrtkostenentschädigungen bei Außenmonteuren für Fahrten zwischen der Wohnung und der jeweils wechselnden Einsatzstelle sind kein Auslagenersatz, sondern Werbungskostenersatz.^[1]

Baustellenleiter: Pauschbeträge, die Bauunternehmer an auswärts tätige Baustellenleiter zur Abgeltung geringer Kosten für fremde...