Entscheidungsstichwort (Thema)
Zur Berechnung einer Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Leitsatz (redaktionell)
- Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sind in der Bilanz Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden (§ 249 Abs. 1 Satz 1 HGB i.V.m. § 5 Abs. 1 Satz 1 EStG).
- Die Kosten hängen vom Umfang der im abgelaufenen Geschäftsjahr entstandenen aufzubewahrenden Unterlagen ab.
- Die Rückstellung ist als solche für Sachleistungsverpflichtungen mit den Einzelkosten und den angemessenen Teilen der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten und in Höhe des voraussichtlichen Erfüllungsbetrages zu bilden. Da eine Sachleistungsverpflichtung gegeben ist, sind die vollen Einzelkosten anzusetzen; eine Abzinsung kommt nicht in Betracht.
- Die Rückstellung ist mit dem Betrag auszuweisen, der nach den Verhältnissen am Bilanzstichtag wahrscheinlich zur Erfüllung notwendig ist. Für den Inhaber einer Apotheke beträgt der voraussichtliche Erfüllungsbetrag das 5,5-fache der jährlichen Mietkosten.
Normenkette
HGB § 249 Abs. 1 S. 1; EStG § 5 Abs. 1, § 6 Abs. 1 Nr. 3
Streitjahr(e)
2003
Nachgehend
Tatbestand
Streitig ist die Höhe einer Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen im Jahresabschluss zum 31.12.2003.
Der Kläger ist Inhaber einer Apotheke in H. und erzielt hieraus Einkünfte aus Gewerbebetrieb. Im Jahresabschluss zum 31.12.2003 wurde eine Rückstellung i.H.v. 10.xxx € für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gebildet. Unstreitig liegt ein im Streitjahr jährlicher Archivierungsaufwand von 10.xxx € vor, da die Unterlagen in einem kleinen Raum in der Apotheke des Klägers aufbewahrt werden. Hierfür ergibt sich eine jährliche Miete von ca. 8xx €. Weiterhin besteht ein Archivraum im Privathaus mit ca. 4 qm, für den sich eine jährliche Miete von ca. 2xx € ergibt. Der jährliche Aufwand wurde zur Bildung der Rückstellung mit den 10 Jahren multipliziert.
Im Rahmen der Betriebsprüfung gelangte der Beklagte zu der Auffassung, dass lediglich eine Multiplikation mit einer durchschnittlichen Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren zu berücksichtigen sei, und ermäßigte deshalb die Rückstellung auf 5.xxx €, somit um 4.xxx €. Der Einspruch gegen den aufgrund der Betriebsprüfung erlassenen Einkommensteueränderungsbescheid 2003 vom 15.12.2005 wurde mit Einspruchsbescheid, der am 02.08.2007 zur Post gegeben wurde, abgewiesen. Dieser ist am 06. August 2007 beim Klägervertreter eingegangen. Hiergegen richtet sich die vorliegende Klage.
Der Kläger macht geltend, dass eine Rückstellung für die Archivierung der Geschäftsunterlagen i.H.v. 10.xxx € zulässig sei. Der BFH habe in seinem Urteil vom 19.08.2002, BStBl II 2003, 131, festgestellt, dass die Rückstellung für 10 Jahre mit den Vollkosten zu bilden sei. Die dafür vorgehaltenen Räumlichkeiten könnten auch nicht anders genutzt werden. Sie würden zudem ausschließlich für die Archivierung der Geschäftsunterlagen genutzt. Es liege ein revolvierendes Verfahren vor, so dass beim Aussortieren eines Vorganges ein neuer Jahrgang im Archiv untergebracht werden müsse. Der Raum sei für 10 Jahre vorzuhalten. Es sei realitätsfremd davon auszugehen, dass einzelne Jahrgänge aussortiert würden und sich deswegen der Raumbedarf reduziere. In der mündlichen Verhandlung wurde vorgetragen, dass nicht der Raumbedarf in der Zukunft zu berücksichtigen sei, sondern lediglich was bis zum Bilanzstichtag passiert sei. Die dadurch verursachten Kosten seien zurückzustellen. Es sei eine Entscheidung im Einzelfall zu treffen, keine Pauschalierung. Die Unterlagen für 2003 müssten 10 Jahre aufbewahrt werden, deshalb sei die Rückstellung richtig berechnet worden.
Der Kläger beantragt,
…
Der Beklagte beantragt,
…
Er macht geltend, dass nicht sämtliche Unterlagen noch 10 Jahre aufzubewahren seien, sondern jedes Jahr künftig ein Jahrgang auszusortieren sei. Damit ergebe sich eine durchschnittliche restliche Aufbewahrungspflicht für 5,5 Jahre (arithmetisches Mittel von 1 bis 10). Dadurch errechne sich, wie die Aufstellung im Einspruchsbescheid zeige, ein durchschnittlicher Rückstellungsaufwand von 5.xxx € zum Bilanzstichtag.
Entscheidungsgründe
Die zulässige Klage ist unbegründet. Die Klage wurde fristgerecht am 03. September 2007 beim Beklagten angebracht.
1. Die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist durch den Beklagten richtig berechnet worden.
a. Nach § 249 Abs. 1 Satz 1 Handelsgesetzbuch (HGB) sind in der Handelsbilanz für ungewisse Verbindlichkeiten Rückstellungen zu bilden. Dies gilt gemäß § 5 Abs. 1 Satz 1 Einkommensteuergesetz (EStG) auch für die Steuerbilanz. Es ist vorliegend eine Rückstellung für eine ungewisse Verbindlichkeit gegeben, die für einen Zeitraum von 10 Jahren zu bilden ist. Der wesentliche Tatbestand ist die Entstehung der Unterlagen. Die Kosten hängen vom Umfang der im abgelaufenen Geschäftsjahr entstandenen aufzubewahrenden Unterlagen ab. Den künftigen Auswirkungen der Aufbewahrung kommt nur e...