Zusammenfassung
Zeit lässt sich im Gegensatz zu Geld oder anderen Dingen nicht vermehren. Wir können die Zeit auch nicht managen. Deshalb ist Zeitmanagement ein eher irreführender Begriff. Managen bzw. zeitlich planen lassen sich jedoch Arbeitsprozesse oder einzelnen Schritte von Projekten. Auch Verwaltungs- und Organisationsaufgaben lassen sich terminieren. Zeitmanagement bedeutet also zu entscheiden, was wann gemacht werden soll und diese Tätigkeiten so zu organisieren, dass sie in den vorgegebenen Zeitrahmen passen. Und wer von unterwegs oder im Homeoffice arbeitet, muss seinen Zeitplan zum größten Teil meist selbst erstellen. Welche Methoden und Tools es dafür gibt, beschreibt dieser Beitrag.
1 Zeitmanagement braucht Ziele
Im Berufsalltag erledigen immer weniger Personen immer mehr Aufgaben in immer weniger Zeit. Das bedeutet Zeitdruck und dieser Zeitdruck erzeugt Stress. Umso wichtiger ist es eine gute Work-Life-Balance – also das richtige Maß zwischen Anspannung und Entspannung, Disziplin und Genuss, Arbeitszeit und Freizeit – zu finden.
Die richtige Balance finden
Die richtige Balance ist nur für den möglich, der den Sinn seines Lebens gefunden und im privaten wie im beruflichen Bereich Lebensziele formuliert hat. Denn nur wer weiß, was er will, kann die eigene Work-Life-Balance gezielt steuern. Es lohnt sich daher zu überlegen, wie man das eigene Leben gestalten will. Dazu ist es wichtig, die eigenen Erwartungen und die des Umfelds – also die von Vorgesetzten, Mitarbeitern, Kollegen, Lebenspartnern, Kindern, aber auch z. B. bei ehrenamtlichem Engagement etc. – zu kennen, abzugleichen und immer wieder zu überprüfen. Denn im Laufe des Lebens ändern sich die Themen, für die man Zeit haben möchte, etwa in der Phase der Familiengründung, wenn die Kinder ausziehen oder wenn Angehörigen zu pflegen sind.
1.1 Jahresziel
In der Arbeitswelt geht es darum, Zeit optimal zu nutzen oder Zeit "zu gewinnen", um Wettbewerbsvorteile zu haben. Vor der Zeitplanung steht jedoch immer eine Zielformulierung. Denn ohne Ziel ist es nicht möglich zu bestimmen, wer etwas wie und bis wann tun soll.
In jährlichen Mitarbeitergesprächen unterstützen Vorgesetzte ihre Mitarbeiter darin, Ziele zu formulieren und umzusetzen. Dabei ist darauf zu achten, dass nicht nur Erfolg und Gewinn zählen. Für die Mitarbeiter spielen immer auch andere Faktoren eine Rolle, wie z. B. Kundenzufriedenheit, Vertrauen oder Ehrlichkeit. Die Mitarbeiter wollen Wertvorstellungen und gesellschaftliche Normen auch während ihrer Arbeitszeit leben können.
1.2 Monats- und Wochenziele
Große Ziele brauchen "Meilensteine". Das bedeutet, Jahresziele in Quartals- oder Monatsziele herunterzubrechen und über einen Zeitraum zu verteilen. Ist eine Frist abgelaufen, empfiehlt es sich zeitnah zu überprüfen, ob das Etappenziel erreicht wurde oder wenn nicht, warum nicht.
2 Zeitmanagement gleich Selbstmanagement?
Zeitmanagement hilft, Zeitkontingente effizienter zu nutzen und Stress zu vermeiden. Werden z. B. Arbeitsvorgänge optimiert, bleibt mehr Zeit fürs Wesentliche. Grundlage für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist daher zunächst eine Situationsanalyse, also der Blick aufs "Jetzt". Davon ausgehend ist das Ziel zu formulieren. Dieses Ziel ist dann präzise, wenn es SMART ist, also spezifisch, machbar und messbar ist. Um dies zu erreichen, muss nicht nur das "Wie" geplant werden, sondern auch, wann die Aufgabe bearbeitet werden soll. Während und am Ende der Umsetzung sollte ein Soll-Ist-Vergleich mit der Zielvorgabe stattfinden. In einem größeren Projekt, an dem mehrere Teammitglieder beteiligt sind, muss übrigens jeder Einzelne seine Ziele und die ihm zur Verfügung stehende Zeit kennen. Kann er ein Ziel in der vorgegebenen Zeit nicht erreichen, muss er dies umgehend kommunizieren, damit abhängige Tätigkeiten und Prozesse entsprechend angepasst werden können.
Zeitmanagement braucht also eine große Portion Selbstmanagement. Denn wer durch Aufschieberitis selbstverschuldet in eine Zeitfalle tappt oder durch Nicht-Nein-sagen-Können auf einen Zeitdieb reinfällt, dem wird es schwerlich gelingen, mit der Zeit auszukommen, die ihm für eine Arbeitsaufgabe zur Verfügung steht.
Pausen
Was in der täglichen Zeitplanung auf keinen Fall zu kurz kommen darf, sind die Pausenzeiten. Fälschlicherweise werden Pausen immer wieder als Zeitverschwendung angesehen. Doch das Gegenteil ist der Fall. Pausen bringen Energie und Leistung zurück. Als wichtigste Zeitregel gilt: regelmäßig kurze Pausen einplanen. Untersuchungen haben ergeben, dass nach einer Stunde konzentrierter Arbeit 10 Minuten Pause genügen, um sich zu regenerieren! Gerade am Computer vergisst man schnell die Zeit und sie verfliegt in der digitalen Welt oft rasend schnell. Hier helfen Tools, die einen nach einer vorher festgelegten Zeit auf die Pause aufmerksam machen, z. B. ein gestellter Timer.
Für mehr Achtsamkeit und Entspannung im Alltag und zum Runterkommen, wenn es mal zu viel war, helfen z. B. Meditations-Timer wie die Handy-App breathe.
2.1 Remote Working und Homeoffice
Gerade wer remote oder hybrid arbeitet – also von unterwegs und/oder zwischen Homeoffice und Arbeitsplatz ...