1 Steuerfreiheit ausschließlich für Handwerkszeuge
Entschädigungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer für die betriebliche Benutzung arbeitnehmereigener Werkzeuge (Werkzeuggeld) stellen grundsätzlich Ersatz für Werbungskosten dar. Sie erfüllen damit den Arbeitslohnbegriff. Das Werkzeuggeld kann jedoch unter gewissen Voraussetzungen steuerfrei gestellt werden. Als Werkzeuge werden nur Handwerkszeuge (Werkzeuge, die mit Hand- und Muskelkraft bedient werden) angesehen, die verwendet werden zur
- leichteren Handhabung,
- Herstellung oder
- Bearbeitung eines Gegenstands.
Motorbetriebene Werkzeuge fallen (noch) nicht unter "Werkzeuge"
Der Begriff "Werkzeug" wird in der Literatur zunehmend weiter ausgelegt. So fallen unter diesen Begriff häufig auch bestimmte motobetriebene Werkzeuge (z. B. Motorsägen). Eine Anpassung der Lohnsteuerrichtlinien ist diesbezüglich allerdings noch nicht erfolgt.
Keine Handwerkzeuge
Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör, Musikinstrumente und deren Einzelteile werden nicht als Werkzeuge angesehen. Daher stellen die an Musiker gezahlten Instrumenten-, Saiten-, Rohr- und Blattgelder steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.
Es ist ggf. zu prüfen, ob eine Einordnung als Auslagenersatz in Betracht kommt. Steuerfreier Auslagenersatz kann beispielsweise aufgrund tariflicher Vereinbarung vorliegen.
So stellt bei einem Orchestermusiker der Kostenersatz für die Instandsetzung seines Musikinstruments steuerfreien Auslagenersatz dar, wenn die Arbeitgeberleistung auf einer tarifvertraglichen Verpflichtung beruht.
Tarifvertraglicher Anspruch auf Instrumentengeld
Ein Berufsmusiker erhält aufgrund tarifvertraglicher Vereinbarung die Kosten für Saite und Bogen seiner Geige ersetzt.
Ergebnis: Es liegt steuerfreier Auslagenersatz vor. Das pauschal tarifvertraglich vereinbarte Instrumentengeld stellt im Unterschied hierzu steuerpflichtigen Werbungskostenersatz dar, da die Steuerfreiheit auf Musikinstrumente und deren Einzelteile keine Anwendung findet.
2 Umfang der Steuerfreiheit
Die Steuerfreiheit ist auf die Höhe der durch die betriebliche Benutzung des Werkzeugs entstehenden tatsächlichen Aufwendungen beschränkt. Ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen sind pauschale Entschädigungen steuerfrei, soweit sie die
- regelmäßigen Absetzungen für Abnutzung der Werkzeuge,
- üblichen Betriebs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten der Werkzeuge sowie
- Kosten der Beförderung der Werkzeuge zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte
abgelten. Im Rahmen der für pauschale Entschädigungen zu beachtenden Grenzen ist die Kostenübernahme für das arbeitnehmerseitig eingesetzte Werkzeug lohnsteuer- und sozialabgabenfrei.
Pauschale Entschädigungen nicht unbegrenzt steuerfrei
Auch pauschale Entschädigungen müssen sich an der Höhe der regelmäßig zu erwartenden Aufwendungen orientieren, die auf die Nutzung des jeweiligen Werkzeugs entfallen. Eine in unverhältnismäßiger Höhe gezahlte pauschale Entschädigung kann somit nicht steuerfrei gestellt werden.
Steuerfreier Ersatz der Beförderungskosten
Im Übrigen liegt eine betriebliche Nutzung der Werkzeuge auch dann vor, wenn die Werkzeuge im Rahmen des Dienstverhältnisses außerhalb einer Tätigkeitsstätte eingesetzt werden, z. B. auf einer Baustelle oder in einem Waldrevier. In diesen Fällen gehört auch der Kostenersatz für die Beförderung der Werkzeuge zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte zum steuerfreien Werkzeuggeld.
Steuerpflichtiger Ersatz des Zeitaufwands
Werden Entschädigungen für den Zeitaufwand des Arbeitnehmers gezahlt, z. B. für die Reinigung und Wartung der Werkzeuge, gehören diese stets zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Für Waldarbeiter finden sich spezielle Regelungen. So sind bestimmte Pauschsätze je Maschinenarbeitsstunde als Werkzeuggeld steuerfrei gestellt. Diese Pauschsätze sind im Rahmen tarifvertraglicher Regelungen bestimmt und werden in diesem Zusammenhang regelmäßig angepasst.
3 Auslagenersatz
Liegt kein Werkzeuggeld i. S. d. § 3 Nr. 30 EStG vor, kann eine Entschädigung für die betriebliche Benutzung von Werkzeugen eines Arbeitnehmers (Werkzeuggeld) nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei sein.
Grundsätzlich ist zwischen durchlaufenden Geldern, Auslagenersatz und Werbungskostenersatz abzugrenzen.
Durchlaufende Gelder oder Auslagenersatz liegen vor, wenn
- der Arbeitnehmer die Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers macht, wobei es gleichgültig ist, ob das im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen geschieht, und
- über die Ausgaben im Einzelnen abgerechnet wird.
Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu Arbeitslohn. Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer d...