Verwaltungsunterlagen: Aufbewahrung, Einsicht und Herausgabe

Alexander C. Blankenstein

Zusammenfassung

Überblick

Das "Herz" der Verwaltung stellen die Verwaltungsunterlagen dar. Von besonderer Bedeutung sind hier diejenigen Unterlagen, die die Rechtslage innerhalb der Gemeinschaft prägen, wie die Teilungserklärung, die Gemeinschaftsordnung, die Versammlungsniederschriften und die Beschluss-Sammlung. Darüber hinaus können die Jahreseinzelabrechnungen und Einzelwirtschaftspläne von Interesse für die anderen Wohnungseigentümer sein. Kontounterlagen, bestehende Verträge sowie Buchführungsunterlagen bilden weitere elementare Grundlagen der Wohnungseigentumsverwaltung.

Die Aufbewahrung dieser Unterlagen obliegt der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und erfolgt durch deren Ausführungsorgan, den Verwalter. Die Wohnungseigentümer haben ein gesetzliches Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen, das sich aus § 18 Abs. 4 WEG ergibt. Nach Beendigung seiner Amtszeit hat der Verwalter die Verwaltungsunterlagen an den Nachfolgeverwalter bzw. die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer herauszugeben.

1 Grundsätze

Wichtige Verwaltungsunterlagen

Die nachfolgenden Verwaltungsunterlagen stellen die elementaren Unterlagen dar, wobei die Aufzählung nicht abschließend ist^{^[1]}:

Gemeinschaftsordnung bzw. Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen, ggf. Hausordnung,
vollständige Auflistung aller Eigentümer mit Namen und ggf. Anschriften,
vollständige Übersicht über offene Forderungen und Verbindlichkeiten der Gemeinschaft,
Aufstellung über Hausgeldrückstände einzelner Wohnungseigentümer,
sämtliche Buchführungsunterlagen, insbesondere Debitoren- und Kreditorenkonten (sowohl alte wie auch das laufende Wirtschaftsjahr betreffend),
Bankauszüge und Buchungsbelege sowie Rechnungen und ggf. Mahnungen (Kontounterlagen hat der frühere Verwalter auch dann herauszugeben, wenn das Konto auf seinen Namen geführt wurde),
Jahresabrech...

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