Alexander C. Blankenstein
4.1 Grundsätze
Im Fall der Amtsbeendigung – aus welchem Grund auch immer – hat der Verwalter sämtliche Verwaltungsunterlagen herauszugeben. Er hat diejenigen Unterlagen herauszugeben,
- die er aufgrund eigener Verwaltertätigkeit erlangt hat,
- die aus der Geschäftsbesorgung resultieren und
- die er von seinem Amtsvorgänger erhalten hat.
Zu übergeben sind stets die Originalunterlagen. Die Übergabe bzw. Herausgabe von Kopien genügt nicht.
Die Herausgabepflicht erstreckt sich auch auf elektronisch gespeicherte Verwaltungsunterlagen.
Der neu bestellte Verwalter hat die Verwaltungsunterlagen bei dem früheren Verwalter abzuholen. Dieser ist nicht verpflichtet, die Unterlagen der Gemeinschaft zuzusenden, da man hier von einer Holschuld auszugehen hat. Der übernehmende Verwalter hat dafür Sorge zu tragen, dass ihm sämtliche Verwaltungsunterlagen herausgegeben werden. Besonderes Augenmerk sollte er dabei auf die oben in Kap. 1 gelisteten Unterlagen richten. Letztlich jedoch hat er keine Handhabe bei Unregelmäßigkeiten und keine Kontrollmöglichkeiten, ob wirklich alle Unterlagen übergeben worden sind.
Eidesstattliche Versicherung
Bestehen begründete Zweifel hinsichtlich der Vollständigkeit der übergebenen Unterlagen, kann die Eigentümergemeinschaft nach der zivilrechtlichen Bestimmung des § 260 Abs. 2 BGB eine eidesstattliche Versicherung des früheren Verwalters erwirken.
Zu Beweiszwecken sollte der zur Unterlagenherausgabe verpflichtete Vorverwalter Kopien von den zu übergebenden Unterlagen fertigen bzw. diese in elektronischer Form sichern, so dies nicht ohnehin bereits geschehen ist. Der ausscheidende Verwalter sollte sich die Übergabe der Verwaltungsunterlagen überdies quittieren lassen. Abhängig vom Umfang der Unterlagen, wird dem übernehmenden Verwalter allerdings kaum ...