Verwaltungsunterlagen: Aufbewahrung, Einsicht und Herausgabe / 2 Aufbewahrung

2.1 Grundsätze

Da die Verwaltungsunterlagen zum Gemeinschaftsvermögen nach § 9a Abs. 3 WEG gehören und Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist, gehört die Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen zu den ureigensten Amtspflichten des amtierenden Verwalters. Gesetzliche Regelungen darüber, wo, in welcher Art und Weise und wie lange Verwaltungsunterlagen einer Wohnungseigentümergemeinschaft aufzubewahren sind, existieren nicht. Rechtsprechung und herrschende Meinung rekurrieren insoweit auf handelsrechtliche^[1] und steuerrechtliche Vorschriften^[2], die zwar weder unmittelbar noch entsprechend anwendbar sind^[3], aber dennoch eine Richtschnur bieten und so zur Rechtssicherheit beitragen können. Richtigerweise wird man jedoch darauf abstellen müssen, wie lange die Wohnungseigentümer oder der Verband der Wohnungseigentümergemeinschaft an der Aufbewahrung ein Interesse hat.^[4]

Grundsätzlich können die Wohnungseigentümer dem Verwalter Anweisung bezüglich der Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen erteilen, was in der Praxis allerdings den Ausnahmefall darstellt. Im Übrigen steht es im Belieben, wie und wo der Verwalter die Verwaltungsunterlagen aufbewahrt. Selbstverständlich muss stets sichergestellt sein, dass eine Kenntnisnahme der Unterlagen unautorisierter Personen ausgeschlossen ist.

Die Aufbewahrung und Archivierung der Verwaltungsunterlagen erfolgt grundsätzlich auf Kosten des Verwalters, auch wenn es sich um umfangreiche Unterlagen einer Großgemei...