Alexander C. Blankenstein
Gesetzlicher Regelfall der Beschlussfassung ist gemäß § 23 Abs. 1 WEG eine solche in der Eigentümerversammlung.
Versammlung muss an dem Ort durchgeführt werden, der im Ladungsschreiben benannt ist
Ein Einberufungsmangel und somit ein Anfechtungsgrund ist auch gegeben, wenn die Eigentümerversammlung nicht an dem Versammlungsort durchgeführt wurde, den die Wohnungseigentümer bei der Einberufung der Eigentümerversammlung einvernehmlich festgelegt hatten.
Da Beschlüsse im Gegensatz zu Vereinbarungen auch ohne Grundbucheintragung gegen Sondernachfolger von Wohnungseigentümern wirken, bedarf die Beschlussfassung selbst bestimmter Formalien und der Dokumentation. Dies gilt insbesondere für den Versammlungsbeschluss, da der schriftliche Beschluss nach § 23 Abs. 3 WEG ohnehin als Dokument verkörpert ist. Allerdings ist zu beachten, dass Beschlüsse auf Grundlage einer vereinbarten Öffnungsklausel nach § 10 Abs. 3 Satz 1 WEG ebenfalls der Eintragung in das Grundbuch bedürfen, um gegen Sondernachfolger von Wohnungseigentümern zu wirken.
Bezeichnung des Beschlussgegenstands
Von wesentlicher Bedeutung ist nach § 23 Abs. 2 WEG zunächst, dass der Gegenstand der Beschlussfassung bei der Einberufung im Ladungsschreiben bezeichnet ist. Allerdings muss in der Einladung nicht angekündigt werden, dass über einen bestimmten Tagesordnungspunkt tatsächlich eine Beschlussfassung erfolgen wird. Dies ist zum einen nicht absehbar, die Wohnungseigentümer müssen andererseits aber grundsätzlich damit rechnen, dass zu einem Tagesordnungspunkt eine Beschlussfassung erfolgt.
Grundsätzlich genügt eine schlagwortartige Bezeichnung des Beschlussgegenstands:
- "Festsetzung der Nachschüsse bzw. Anpassungsbeträge auf Grundlage der Jahresabrechnung 20__"
- "Festsetzung der Vorschüsse auf Grundlage des Wirtschaftsplans 20__"
- "Verwalterbestellung"
- "Entlastung des Verwaltungsbeirats"
- "Fassadensanierung mit Wärmedämmung/Kostenverteilung unter Abänderung des geltenden Kostenverteilungsschlüssels auf Grundlage von § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG"
- "Schaffung eines 2. Rettungswegs in der Wohnung XX"
Ergänzende Informationen übersenden
Je nach Gegenstand der Beschlussfassung sind den Wohnungseigentümern mit dem Ladungsschreiben ergänzende Unterlagen zu übersenden. Ein Einberufungsmangel und somit ein Anfechtungsgrund ist jedenfalls gegeben, wenn nicht bereits im Ladungsschreiben bestimmte ergänzende Informationen enthalten sind bzw. erforderliche Unterlagen nicht übersandt werden.
Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan
Dies gilt in 1. Linie dann, wenn Beschlüsse über die Genehmigung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans gefasst werden sollen. Insoweit sind mit dem Ladungsschreiben bereits der den jeweiligen Wohnungseigentümer betreffende Einzelwirtschaftsplan sowie die ihn betreffende Einzelabrechnung beizufügen.
Angebote/Preisspiegel
Stehen Erhaltungsmaßnahmen zur Beschlussfassung, so sind die Vergleichsangebote, mindestens jedoch ein Preisspiegel mit der Einladung zu versenden. Haben sich Verwalter und Beirat etwa im Rahmen von Erhaltungsmaßnahmen aufgrund entsprechender Absprache auf ein Fachunternehmen geeinigt und unterbreiten sie den Wohnungseigentümern im Ladungsschreiben einen entsprechenden Beschlussvorschlag, so ist der dann gefasste Beschluss anfechtbar, wenn dem Ladungsschreiben nicht die Vergleichsangebote beigefügt wurden oder zumindest im Ladungsschreiben eine schematische Darstellung der Entscheidungsgrundlagen erfolgt ist.
Neubestellung des Verwalters
Steht die Neubestellung des Verwalters an, sind mit dem Ladungsschreiben die Angebote der Verwalterunternehmen sowie deren Vertragsentwürfe zu übersenden, ansonsten ist der Beschluss über die Verwalterbestellung erfolgreich anfechtbar.
Im Beschluss selbst kann zur Konkretisierung der getroffenen Regelung auch auf ein außerhalb des Protokolls befindliches Dokument Bezug genommen werden, wenn dieses zweifelsfrei bestimmt ist.
TOP "Sonstiges"/"Verschiedenes"
Unter dem Tagesordnungspunkt "Sonstiges" oder "Verschiedenes" sollen allenfalls Beschlüsse über Gegenstände von untergeordneter Bedeutung wirksam gefasst werden können. Die Praxis zeigt allerdings, dass letztlich ein jeder unter diesem Tagesordnungspunkt gefasster Beschluss wegen eines Ladungsmangels auf Anfechtung hin für unwirksam erklärt wird. Anderes gilt selbstverständlich dann, wenn der Beschlussgegenstand unter dem TOP "Sonstiges" ausreichend bezeichnet ist.
Verkündung der Beschlüsse
Von wesentlicher Bedeutung ist weiter, dass ein Beschluss erst mit Verkündung des Beschlussergebnisses durch den Versammlungsleiter wirksam wird. Ohne Feststellung und Verkündung des Beschlussergebnisses existiert schlicht kein Beschluss. Teilt etwa der Verwalter als Vertreter der übrigen Miteigentümer nicht mit, wie er für diese abstimmt, kommt hinsichtlich der einzelnen abzustimmenden Punkte keine Willensbildung zustande. Voraussetzung für die Existenz oder Wirksamkeit eines gefassten Beschlusses sind aber nicht ...