Zusammenfassung
Unternehmen (Organisationen) legen ihre Prozesse, Abläufe und Arbeitsvorgänge in Vorgabedokumenten fest. Gängig für solche Darlegungen des "Wie", der geplanten Vorgehensweise, der Zuständigkeiten sowie Festlegungen zu den Beteiligten, deren Beiträge und den Wechselbeziehungen, sind Verfahrensanweisungen. Hierzu zählen Verfahrens-, Prozess- und Arbeitsanweisungen. Die aktuellen Normen für Managementsysteme, z. B. die ISO 9001 (QMS) und die ISO 45001 (AMS), haben die Anforderungen an die Dokumentation reduziert und geben den Anwendern mehr Freiräume. Nichtsdestotrotz fordern sie weiterhin für die als wichtig erachteten Prozesse und Verfahren entsprechende Vorgabedokumente, die sie zu der neu gebildeten Gruppe der "dokumentierten Informationen" zählen. Die Managementsystem-Normen verwenden deshalb den Begriff Verfahrensanweisungen nicht mehr. Da für Prozesse, Abläufe, Arbeitsvorgänge etc. weiterhin Vorgabedokumente als Bestandteil der dokumentierten Informationen erforderlich sind, macht es Sinn, diese Vorgabedokumente im Unternehmen weiterhin als Verfahrensanweisungen zu bezeichnen.
Verfahrensanweisungen werden v. a. durch Managementsystem-Normen (z. B. DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 14001) sowie AMS-Konzepte (z. B. DIN ISO 45001:2023, SCC) indirekt und teilweise auch direkt gefordert. Durch sie weist der Unternehmer bzw. eine von ihm autorisierte Person die Führungskräfte und Mitarbeiter schriftlich an, wie sie bei entsprechenden betrieblichen Aufgaben bzw. Prozessen (z. B. der Ermittlung der Kundenanforderungen, der Herstellung eines Produktes, der Durchführung interner Audits) konkret vorgehen müssen. Des Weiteren kann es hilfreich oder notwendig sein, mithilfe von Verfahrensanweisungen Dokumentationspflichten zu erfüllen oder die Erfüllung rechtlicher Anforderungen nachweisen zu können.
Durch Verfahrensanweisungen kann ein Arbeitgeber auch die im Arbeitsschutzgesetz (z. B. §§ 4, 9 und 12 ArbSchG) geforderten geeigneten Anweisungen für sicheres und gesundes Verhalten bei der Arbeit erfüllen. Die in unterschiedlichen Verordnungen (z. B. § 12 BetrSichV oder § 14 GefStoffV) geforderten Betriebsanweisungen (BA) entsprechen ihrem Charakter nach Verfahrensanweisungen – BA sind i. d. R. weniger detailliert. Gleiches gilt auch für Prüfanweisungen – also beispielsweise für Anweisungen zur Prüfung von Arbeitsmitteln (z. B. gem. BetrSichV) etc.
1 Verfahren, Verfahrensanweisungen und dokumentierte Informationen
Verfahren
Festgelegte Art und Weise, wie eine Aufgabe (Tätigkeit) oder ein Prozess ausgeführt werden soll. Verfahren sollten, müssen jedoch nicht zwingend, dokumentiert sein – empfehlenswert ist dies jedoch, wobei die "Beschreibung" auch in einem Video erfolgen kann.
Verfahrensanweisungen (VA)
Unternehmen (Organisationen) legen mit Verfahrensanweisungen verbindlich fest, wie bei ihnen bestimmte Verfahren und Prozesse (Abläufe, Arbeitsvorgänge etc.) durchgeführt werden sollen. Die Festlegungen/Beschreibungen können in gegliederten Fließtexten, grafisch dargelegt mit Flussdiagrammen oder durch Videos erfolgen. Verfahrensanweisungen stellen verbindliche Anweisungen des Unternehmens bzw. von verantwortlichen Personen dar und sind in geeigneter Form zu dokumentieren und zu archivieren. Im Rahmen normorientierter Managementsysteme werden diese Vorgabedokumente zu den dokumentierten Informationen gezählt.
Der Begriff dokumentierte Informationen wird v. a. im Rahmen von Managementsystemen (z. B. dem AMS) verwendet. Gemeint sind damit Dokumente (z. B. Darlegungen der Strategie, der Politik, der Ziele etc., Vorgabedokumente, wie Verfahrensanweisungen, sowie Nachweise, wie Zertifikate oder Bescheinigungen) sowie Aufzeichnungen, wie beispielsweise Protokolle, Mess- und Prüfergebnisse und Auditergebnisse. Diese müssen belegbar, identifizierbar und zuordenbar sein. Die aktuellen Managementsystem-Normen überlassen es dem Anwender, wie er die notwendigen dokumentierten Informationen festlegt und gestaltet.
Ein Unternehmen benötigt
- die im jeweiligen Managementsystem geforderten dokumentierten Informationen sowie
- weitere, aus der Sicht des Unternehmens zum Managen des Unternehmens, zur Sicherstellung der Wirksamkeit und als Nachweis gegenüber Dritten notwendige Informationen.
2 Sind Verfahrensanweisungen weiterhin sinnvoll?
Vorgabedokumente, wie insbesondere Verfahrensanweisungen, sind ein zentrales Werkzeug von Managementsystemen. Sie sollen ein stabiles und wirksames Vorgehen bei Verfahren und Prozessen bewirken, vorab zu einer Auseinandersetzung mit dem Soll motivieren, die Planung verbessern, durch schriftliche Festlegungen die Ausführenden verpflichten, sich an die Vorgaben zu halten, die Lenkung unterstützen und durch Soll-Ist-Vergleiche weitere Verbesserung ermöglichen. Alle Normen für Managementsysteme fordern deshalb entsprechende Vorgabedokumente,auch für Verfahren, Prozesse etc.
Da die Vielfalt und Anzahl der zu dokumentierenden Anweisungen (Verfahrens-, Prozess-, Arbeits-, Prüfanweisungen) stark gestiegen war und die Anwendung zunehmend behinderte, hat die ISO (Interna...