Vereinsbüromanagement in die Praxis umsetzen

Susanne Kowalski

Zusammenfassung

Insbesondere in kleineren Vereinen, die keine Angestellten für Büroarbeiten haben, bleiben alle Arbeiten rund um die Organisation der Verwaltungsarbeiten häufig an ein bis zwei Vorstandsmitgliedern hängen. Können diese sich dann aus beruflichen oder privaten Gründen mal nicht um die Büroarbeiten kümmern, ist das Chaos vorprogrammiert. Wer Pech hat, dem springen sogar Sponsoren wegen schlechter Büroorganisation ab. Ein gut organisiertes Büromanagement hingegen unterstützt die Verantwortlichen des Vereins und ggf. die fest angestellten Mitarbeiter bei der Durchführung von Routinearbeiten und einer zielgerechten Vereinsführung. Dieser Beitrag nimmt wichtige Arbeiten von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement unter die Lupe.

Die 7 häufigsten Fallen

1. Mangelhafte Teamarbeit

Die Verantwortlichen ziehen nicht an einem Strang. Aufgaben und Kompetenzen sind nicht oder nur unzureichend verteilt.

2. Unzureichender Zugriff auf wichtige Daten und Dokumente

Zentrale Informationen sind häufig nicht griffbereit und müssen erst mühsam beschafft werden.

3. Aufschieberitis und Zeitmangel

Wichtige Dinge werden immer wieder aufgeschoben und müssen in letzter Minute erledigt werden. Aufgaben bleiben liegen oder werden unter Zeitdruck erledigt.

Fehleranfälligkeit

Bei Aufgaben, die unter Zeitdruck oder in letzter Minute erledigt werden, ist die Fehlerquote höher als bei Arbeiten, für die man Ruhe hat.

4. Schlechte Übersicht

Bei einer fehlenden Planung müssen Fehler im Nachhinein ausgebügelt werden. Notwendiges Wissen steht nicht zur Verfügung. Dadurch werden Arbeiten häufig unprofessionell durchgeführt.

5. Wechsel in der Verantwortung

Routinen und Abläufe, die sich über Jahre entwickelt haben, funktionieren nicht mehr, weil Personenwechsel bei wichtigen Ämtern stattfinden. Eine gute Übergabe und Einarbeit...

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