Umzugskosten

Zusammenfassung

Begriff

Ein Arbeitnehmer, der aus dienstlichen Gründen an einen weit entfernten Ort versetzt wird, hat einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der dadurch entstandenen Umzugskosten. Die durch einen beruflich veranlassten Umzug entstandenen tatsächlichen Umzugskosten sowie die dadurch anfallenden Mehraufwendungen kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Verbleibende Aufwendungen werden den vom Arbeitnehmer ansetzbaren Werbungskosten zugeordnet.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: § 670 BGB stellt die allgemeine Rechtsgrundlage für Aufwendungsersatzansprüche (= freiwillige Vermögensopfer) dar.

Lohnsteuer: Die Steuerfreiheit von Umzugskostenvergütungen durch öffentliche oder private Arbeitgeber regeln § 3 Nr. 13 bzw. 16 EStG. Die entsprechenden Verwaltungsanweisungen enthalten R 3.13 und 3.16 LStR sowie H 3.13 und 3.16 LStH; außerdem R 9.9 LStR und H 9.9 LStH. Die steuerfreien Pauschalvergütungen für Umzugskosten enthalten BMF, Schreiben v. 21.7.2021, IV C 5 – S 2353/20/10004 :002, BStBl 2021 I S. 1021, und BMF, Schreiben v. 28.12.2023, IV C 5 – S 2353/20/10004: 003, BStBl 2024 I S. 84.

Sozialversicherung: Die Beitragsfreiheit der Umzugskosten ergibt sich aus § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV.

Kurzübersicht

Entgelt	LSt	SV
Arbeitgeberersatz für Umzugskosten	frei	frei

Arbeitsrecht

1 Umzugskostenerstattung

Der arbeitsvertraglich begründete Umzug eines Arbeitnehmers an einen anderen Wohnort ist regelmäßig mit der Frage einer eventuellen Kostenübernahme seitens des Arbeitgebers verknüpft. Grundsätzlich gilt: Wer im Interesse eines anderen und auf dessen Wunsch Aufwendungen macht – wie z. B. der Umzug eines Arbeitnehmers an einen anderen, vom Arbeitgeber gewünschten Arbeitsort (auch ins Ausland) –, die durch keine Vergütung abgegolten werden, kann Ersatz dieser Aufwendungen von demjenigen verlangen, für den er tätig geworden ist.^{^[1]}

[1] BAG, Urteil v. 21.3.1973, 4 AZR 187/72.

1.1 Rechtsgrundlage § 670 BGB

Gesetzliche Anspruchsgrundlage für einen solchen Aufwendungsersatz ist auch im Arbeitsrecht § 670 BGB. Voraussetzungen für die Kostenerstattung sind

die betrieblich-unternehmerische Notwendigkeit des Umzugs: dies ist der Fall, wenn sich durch die Anordnung eines Arbeitsortswechsel oder durch eine Arbeitsplatzverlegung im Zuge einer Betriebs- oder Betriebsteilverlagerung die Wegezeit des Arbeitnehmers wesentlich verlängert,
die Erforderlichkeit der konkret entstandenen Umzugskosten aus der objektiven Sicht eines Arbeitnehmers: Erfasst werden alle üblicherweise mit einem Umzug verbundenen Kosten (Kosten eines Umzugsunternehmens, sonstige Überbrückungskosten wie Übernachtungskosten, Anreisekosten, Transportversicherungen, Mietwagen, Zwischenlagerung von Möbeln und Hausrat etc.), die der Arbeitnehmer für erforderlich halten durfte. Sofern der Arbeitgeber kostengünstige Umzugsmöglichkeiten zur Verfügung stellen kann (Transport, Lagerung, bestimmte Umzugsunternehmen etc.), darf er den Arbeitnehmer darauf verweisen. Ein Orientierungspunkt für die Erstattung kann das Bundesumzugskostengesetz (BUKG) sein, welches für den Bereich des öffentlichen Dienstes auf Bundesebene gilt.

Dagegen entsteht ohne besondere Rechtsgrundlage (Spezialgesetz, z. B. das BUKG, TV, BV oder Einzelvertrag) kein Ersatzanspruch, wenn die Versetzung im Interesse des Arbeitnehmers liegt, z. B. um eine Beförderung zu ermöglichen^{^[1]}, er näher am Arbeitsplatz wohnen möchte oder es sich um Umzugskosten bei Dienstantritt handelt.

[1] BAG, Urteil v. 18.3.1992, 4 AZR 374/91.

1.2 Kostenerstattung auch bei Rückzug aus Ausland

Liegt eine Zusage des Arbeitgebers über die Kostenübernahme eines betrieblich veranlassten Umzugs ins Ausland vor, ist darin im Zweifel auch die Zusage einer Kostenübernahme für den Umzug bei Rückkehr aus dem Ausland enthalten^{^[1]}- eine abweichende Regelung muss ausdrücklich in den Vertrag aufgenommen werden.^{^[2]}

[1] BAG, Urteil v. 26.7.1995, 5 AZR 216/94; zur Auslegung einer Zusage auch LAG Mecklenburg-Vorpommern, Urteil v. 6.1.2005, 1 Sa 283/04.

[2] Zum Widerruf einer Kostenübernahmezusage im öffentlichen Dienst BAG, Urteil v. 6.11.2003, 6 AZR 505/02.

2 Rückzahlungsvereinbarungen

Rückzahlungsvereinbarungen, die die Erstattung von Umzugskosten an den Verbleib beim Arbeitgeber koppeln, sind grundsätzlich wirksam. Sie müssen ausdrücklich vereinbart und transparent gestaltet sein. Das BAG hat eine 3-jährige Bindung mit anteiliger Rückzahlungsverpflichtung bei vorzeitigem Ausscheiden für angemessen erachtet.^{^[1]} Zahlt ein Arbeitgeber seinem neu eingestellten Arbeitnehmer die Umzugskosten als zinsloses Darlehen mit einer Rückzahlungsklausel bei vorzeitigem Ausscheiden innerhalb von 3 Jahren, so ist eine solche Regelung jedenfalls dann rechtlich nicht zu beanstanden, wenn der Erstattungsbetrag etwa einem Monatsverdienst des Arbeitnehmers entspricht und der Stellungs- und Wohnungswechsel auch dessen Interessen dient.^{^[2]}

Keine Rückzahlungsklauseln bei betriebsnotwendigen Umzügen

Rückzahlungsklauseln dürfen sich nicht auf Fälle betriebsnotwendiger Umzüge erstrecken. Die maximale Höhe des Rückerstattungsbetrags darf die entstandenen Umzugskosten nicht übersteigen. Eine anteilige Staffelung...