Im Allgemeinen sind ausländische, nicht in der EU ansässige Unternehmer gehalten, jedes Mal einen Steuervertreter in Italien zu bestellen, wenn sie in Italien einen örtlich relevanten Umsatz (Artikel 7 des Präsidialerlasses DPR Nr. 633/1972) in Bezug auf eine Person tätigen, die diesen nicht über die Selbstfakturierung versteuern kann. Bei örtlich relevanten Umsätzen in Italien, die in Bezug auf Steuerpflichtige erfolgen, ist hingegen die Bestellung eines Steuervertreters freigestellt. Hat der ausländische Unternehmer keinen Steuervertreter bestellt, werden die Pflichten, die sich aus der Lieferung von Gegenständen und aus Dienstleistungen ergeben, die im Hoheitsgebiet erfolgt sind, über den Mechanismus der Verlagerung der Steuerschuld (reverse charge) vom ansässigen Zessionar/Kommittenten erfüllt, der im Rahmen seiner unternehmerischen, gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit agiert.
Dieser Mechanismus ist vorgeschrieben, wenn der ausländische Unternehmer Dienstleistungen gemäß Artikel 7 Abs. 4 Buchst. d) des Präsidialerlasses DPR bewirkt, auch wenn dieser für die Bestellung eines Steuervertreters in Italien Sorge getragen hat.
Für nicht ansässige ausländische Unternehmer in Drittstaaten, mit denen keine Vereinbarungen über die Zusammenarbeit in der Verwaltung bestehen, wie es sie im Rahmen der Gemeinschaft gibt, stellt die Bestellung des Steuervertreters die einzige Möglichkeit dar, in Italien in Bezug auf die MwSt Rechte auszuüben und Pflichten nachzukommen.
Die Bestellung des Steuervertreters muss sich aus einer notariellen Urkunde oder einem eingetragenen privaten Schriftstück oder einem Schreiben ergeben, das in dem betreffenden Register bei dem Amt der Agenzia delle Entrate vermerkt ist, das in Abhängigkeit vom steuerlichen Wohnsitz des Steuervertreters örtlich zuständig ist. Die Bestellung kann sich ferner aus einer Urkunde ergeben, die ein Notar eines ausländischen Staates beglaubigt hat, der der Haager Übereinkunft von 1961 beigetreten ist; damit diese Urkunde als öffentliche Urkunde Gültigkeit hat, ist sie vom italienischen Generalkonsul in dem ausländischen Staat zu legalisieren. Der Steuervertreter eines ausländischen Rechtssubjekts kann eine natürliche Person sein, die im nationalen Hoheitsgebiet ansässig ist, oder eine Rechtsperson (Personengesellschaft, Kapitalgesellschaft, Behörde, usw.) mit Sitz in Italien. Ein und derselbe Steuervertreter kann mehrere ausländische Unternehmer vertreten. Die Bestellung des Steuervertreters muss zeitlich vor dem ersten getätigten Umsatz mit örtlicher Relevanz in Italien erfolgt sein und muss dem Geschäftspartner vor Ausführung des Geschäftsvorgangs mitgeteilt werden.