Tipps zum Umgang mit Vereinsdaten in Excel

Susanne Kowalski

Zusammenfassung

Jeder Verein muss Daten aufbewahren und verarbeiten. Hierbei denkt man in erster Linie an personenbezogene Daten, beispielsweise Informationen zu Mitgliedern, die in Datenlisten beziehungsweise Datenbanken organisiert werden. Außerdem gibt es Einzeldaten, wie die Stammdaten des Vereins. Je nachdem, mit welcher Datenvariante man es zu tun hat, gibt es effektive Möglichkeiten der Verwaltung in Excel.

Die 5 häufigsten Fallen

1. Datenmenge

Es werden zu viele Daten erhoben. Insbesondere Informationen, die nie benötigt und/oder ausgewertet werden, belasten das Informationsaufkommen.

2. Doppelerhebung von Daten

Durch Unachtsamkeit beim Erfassen oder durch schlechte Organisation werden Datensätze versehentlich mehrfach eingegeben.

3. Daten werden nicht effektiv verwaltet

Daten werden in ungeeigneten elektronischen Systemen erfasst und abgelegt.

4. Fehler bei der Datenerhebung und -erfassung

Bereits beim Einholen der Daten ist man lasch. Informationen werden nicht korrekt notiert. Beim Eintippen der Daten passieren leicht Zahlen- und/oder Buchstabendreher.

5. Verstöße gegen die Datenschutz-Grundverordnung

Personenbezogene Daten werden nicht mit der notwendigen Sorgfalt geschützt, sodass Informationen an Dritte gelangen, die keine Kenntnis von den Daten haben dürften.

1 Daten im Verein

Den größten Datenumfang bilden in Vereinen in der Regel Personendaten, bestehend aus Informationen zu Mitgliedern, Mitarbeitern, Lieferanten sowie Sachinformationen wie Inventarlisten, Aufstellung zu Fanartikeln, stattfindende Kurse etc., Informationen zu Verbänden und natürlich die Vereinsstammdaten, wie Name, Anschrift, Kontaktmöglichkeiten Vorstand und so weiter runden das Datenpotpourri ab.

Zwischen den Stammdaten des eigenen Vereins und den meisten übrigen Daten besteht ein gravierender Unterschied: Die Vereinsstammdaten s...