Steuerrechtliche Tipps für den Rechtsanwalt (Berufsanfänger) / 1.7 Elektronische Rechnung

In Deutschland sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Dies bedeutet auch für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die Rechnungen an unternehmerische Mandanten im Inland ausstellen, dies gemäß § 14 Abs. 2 ff. UStG grundsätzlich seit dem 1.1.2025 zu tun.^[1] Das bedeutet: Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen an Unternehmer-Mandanten sind dann prinzipiell nicht mehr zulässig.

Bis zum 31.12.2026 können für ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind in diesem Zeitraum zulässig, wenn hierfür (die Zustimmung des Rechnungsempfängers vorliegt (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).

Für bis zum 31.12.2027 ausgeführte B2B-Umsätze gilt obiges aber nur, wenn der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (2026: Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG) von max. 800.000 EUR hatte (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).

Eine "elektronische Rechnung" (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG) ist eine Rechnung, die in einem "strukturierten elektronischen Format" ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Finanzverwaltung hat mit zwei Schreiben zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung Stellung genommen.^[2]

Die Papierrechnung wird als "sonstige Rechnung" bezeichnet. Eine "sonstige Rechnung" ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.^[3]

Voraussetzung für eine E-Rechnung ist u. a., dass sie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Dies bedeutet, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen. Ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, ...