Der Umfang der gesetzlichen Vertretungsmacht kann über die Vereinssatzung eingeschränkt werden.
Der Verein muss nach § 26 Abs. 1 BGB einen Vorstand haben. Dieser kann aus mehreren Personen bestehen. Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich; er hat lt. § 26 Abs. 2 BGB die Stellung eines gesetzlichen Vertreters. Der Umfang seiner Vertretungsmacht kann durch die Satzung mit Wirkung gegen Dritte beschränkt werden.
Damit ist nicht nur der 1. Vorsitzende – der auch und ganz besonders –, sondern der gesamte BGB-Vorstand für die steuerlichen Pflichten im Verein verantwortlich.
Je nach Satzungslage kann es darüber hinaus weitere Personen geben, die sog. "besonderen Vertreter" (§ 30 BGB), die bestimmte Pflichten zu erfüllen haben. Durch die Satzung kann bestimmt werden, dass neben dem Vorstand für gewisse Geschäfte besondere Vertreter zu bestellen sind. Die Vertretungsmacht eines solchen Vertreters erstreckt sich im Zweifel auf alle Rechtsgeschäfte, die der ihm zugewiesene Geschäftskreis gewöhnlich mit sich bringt.
2.1 Wo steht, wer gesetzlicher Vertreter ist?
Wer handelnde Personen und damit gesetzliche Vertreter eines Vereins sind, ergibt sich aus dem Vereinsregister (§ 79 BGB). Da das Vereinsregister einen Vertrauensschutz gegenüber Dritten genießt, sollten Änderungen in der Besetzung eines Vorstandes umgehend dem Amtsgericht zur Eintragung in das Vereinsregister gemeldet werden.
Die Einsicht in das Vereinsregister ist jedem Dritten während der üblichen Dienststunden des Amtsgerichts ohne Weiteres gestattet auch ohne Nachweis eines besonderen Interesses. Denn das Vereinsregister ist öffentlich und hat gerade den Zweck, die Verhältnisse im Verein jederzeit für Dritte leicht feststellbar zu machen. Im gemeinsamen Registerportal der Länder stehen die Vereinsregister aller Bundesländer zur Online-Registereinsicht zur Verfügung. Der Registerinhalt wird in verschiedenen Darstellungsformen als PDF-Dokument zur Verfügung gestellt und kann gespeichert oder ausgedruckt werden. Für bestimmte Abfragen ist eine vorherige Registrierung erforderlich.