Steuerberater-Haftungsfalle: Arbeitsrechtliche Beratung / 2.3 Datenschutz für Beschäftigte

Ein gesondertes Beschäftigtendatenschutzgesetz ist trotz einiger Planungen bisher nicht existent. Zum Beschäftigtendatengesetz (BeschDG) liegt seit dem 8.10.2024 ein erster Referentenentwurf vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) gemeinsam mit dem Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) vor. Seit dem 25.5.2018 gilt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Jeder Betrieb, der Daten erfasst und speichert, muss seine komplette Datenverwaltung danach ausrichten.

Wesentliche Inhalte

Nach Art. 88 DSGVO kann jeder Mitgliedstaat im Bereich der Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten eigene, spezielle Vorgaben aufstellen (Öffnungsklausel im Arbeitnehmerdatenschutz). Von dieser Möglichkeit hat der deutsche Gesetzgeber mit dem DSAnpUG-EU Gebrauch gemacht. Zentrale Norm ist § 26 BDSG. Schon nach dem alten Recht bzw. der bisherigen Rechtsprechung hat der Arbeitgeber zur Erfüllung von arbeitsvertraglichen Pflichten und für steuerliche Zwecke das Recht, Stammdaten seiner Beschäftigten zu verarbeiten und eine Personalakte zu führen. In Art. 88 DSGVO sind Verarbeitungszwecke benannt.

Im Kern regelt § 26 BDSG, dass die Erlaubnis zur Datenverarbeitung vorliegt, wenn

• die Datenerhebung für das Arbeitsverhältnis "erforderlich" ist oder
• der Beschäftigte (§ 26 Abs. 8 BDSG) seine ausdrückliche Einwilligung (freiwillig) erteilt oder
• eine Betriebsvereinbarung oder ein Tarifvertrag die Datenerhebung gestattet oder
• es um die Aufdeckung einer Straftat durch den Beschäftigten geht.

Daten können sich auch während der Dauer des Arbeitsverhältnisses ändern (Steuerklasse) oder dazukommen (Schwerbehinderung). Bei jeglicher IT-Nutzung fallen persönliche Daten an (Arbeitszeiterfassung, Anmelden am PC, das Nutzen der Telefon-Dienste etc.).

Mitarbeiter sollten dem Arbeitgeber ei...