So kommen Steuerberater zu ihren Wunschmandanten / So können Sie die Mandantenstruktur ohne komplexes Controlling-System managen

Um das Mandantenportfolio aktiv zu steuern, braucht es definierte Kriterien und feste Zeitpunkte für eine Inventur. Kanzleiinhaber müssen dafür keine komplexen Controlling-Systeme aufbauen. Der erste Hebel liegt im klaren Blick auf das bestehende Portfolio: Welche Mandate sind wirtschaftlich attraktiv, welche arbeiten digital, welche passen zur fachlichen Spezialisierung und zur Arbeitsweise der Kanzlei? Eine interne Mandantenbewertung, zum Beispiel auf einer Skala von Eins bis Fünf in den Bereichen Wirtschaftlichkeit, Digitalisierung, Kommunikation und Zukunftspotenzial, kann dabei helfen.

Eine aussagekräftige Kennzahl ist der Umsatz pro Stunde je Mandat. Dafür genügt eine grobe Zeiterfassung oder eine Schätzung auf Basis wiederkehrender Tätigkeiten. Liegt der effektive Stundensatz dauerhaft unter dem Kanzleiziel, ist das ein Signal für Nachsteuerung. Ebenso lohnt sich der Blick auf den Jahresumsatz pro Mandat im Verhältnis zum Betreuungsaufwand. Wunschmandanten sind nicht zwingend die größten, aber immer rentabel.

Der Digitalisierungsgrad lässt sich vergleichsweise einfach abbilden. Hilfreich ist eine interne Skala, etwa von vollständig digital bis überwiegend papierbasiert. Ein oft unterschätzter Faktor ist hingegen der Kommunikationsaufwand. Wie häufig ruft der Mandant ungeplant an? Wie viele Rückfragen entstehen pro Abschluss oder Auswertung? Diese Punkte lassen sich leicht über Erfahrungswerte erfassen. Ein weiteres Kriterium kann die Termintreue sein. Werden Fristen eingehalten oder regelmäßig überschritten? Auch hier genügt eine einfache Bewertung: selten, gelegentlich oder häufig. Auch eine Einschätzung der Kooperationsbereitschaft kann helfen, die Mandantschaft zu schärfen. Für den Fall künftiger Prozessumstellungen oder der Einführung digitaler Tools lässt sich...