Zusammenfassung
In vielen Branchen (z. B. Anlagenbau, Baugewerbe) werden Leistungen über einen längeren Zeitraum erbracht. Um die Höhe der vorzufinanzierenden Kosten in Grenzen zu halten, werden Teilbeträge mithilfe von Abschlags- oder Akontorechnungen angefordert. Die endgültige Abrechnung der Kosten inkl. der Abschläge geschieht in der Schlussrechnung. Eine Schlussrechnung ist eine abschließende Abrechnung einer Geldforderung unter Berücksichtigung eventuell erfolgter Abschlagsrechnungen. Sie setzt daher immer voraus, dass zuvor bereits Abschlagsrechnungen bzw. Abschlagszahlungen vereinbart und gestellt wurden.
Fehler bei der Rechnungserstellung führen dazu, dass ggf. erhöhte Umsatzsteuerbeträge gezahlt, aufwendige Korrekturen durchgeführt und im Rahmen einer Betriebsprüfung vom Finanzamt Nachzahlungszinsen festgesetzt werden. Dieser Beitrag informiert darüber, worauf bei der Erstellung einer Schlussrechnung geachtet werden muss, damit keine wirtschaftlichen und umsatzsteuerlichen Nachteile entstehen.
1 Wann liegt eine Schlussrechnung vor?
Der Sprachgebrauch ist nicht einheitlich, im Umsatzsteuergesetz findet man bspw. den Begriff Endrechnung. Unabhängig davon ist zu unterscheiden zwischen
- der Schlussrechnung und
- den vorgelagerten Anzahlungs- und/oder Teilschlussrechnungen und
- Abschlags- bzw. Akontorechnungen.
Eine Anzahlungsrechnung wird vor Fertigstellung der vereinbarten Leistung bzw. Teilleistungen ausgestellt. Kriterium ist dabei, dass i. d. R. noch keine Leistung erbracht wurde oder die Leistung vom Empfänger noch nicht abgenommen wurde. Eine Teilschlussrechnung dagegen wird bei einer genau abgrenzbaren Teilleistung gestellt. Unterschied zur Anzahlungsrechnung ist, dass die bisher erstellte Leistung bereits vom Empfänger abgenommen wurde und im Vergleich zur Abschlagszahlung steht sie für den leistenden Unternehmer nicht unter dem Vorbehalt der endgültigen Gesamtabrechnung.
Eine Schlussrechnung liegt immer dann vor, wenn der Lieferant oder Auftragnehmer nach außen zum Ausdruck bringt, welche Vergütung er abschließend (endgültig) geltend machen möchte. Bei der Schlussrechnung handelt es sich um einen verbleibenden Restforderungsbetrag, also den Bruttoleistungswert abzüglich aller bisher geleisteten Zahlungen (Abschlags-, Voraus- und Teilschlusszahlung) des Kunden/Auftraggebers. In der Praxis kann es – wenn auch nicht so häufig – vorkommen, dass kein Restforderungsbetrag entsteht, weil der gesamte Rechnungsbetrag bereits mit den Abschlagszahlungen vom Auftraggeber angefordert und bezahlt wurde. Die Schlussrechnung muss bei Leistungen mit einer vertraglichen Ausführungsfrist von höchstens 3 Monaten spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung eingereicht werden, wenn nichts anderes vereinbart ist; diese Frist wird um je 6 Werktage für je weitere 3 Monate Ausführungsfrist verlängert.
Grundlage für die Schlusszahlung des Leistungsempfängers ist das Vorliegen einer Schlussrechnung. Hier ist seitens des leistenden Unternehmens zu beachten, dass die vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung, z. B. im Baugewerbe, Nachforderungen ausschließt.
2 Wie die Umsatzsteuer bei der Schlussrechnung richtig ausgewiesen wird
Erbringt ein Unternehmen steuerpflichtige Leistungen an einen anderen Unternehmer, kann dieser für die Abschlagszahlungen die Ausstellung einer Rechnung mit gesondertem Steuerausweis verlangen.
Die Abschlagsrechnungen sind hinsichtlich des gesonderten Umsatzsteuerausweises wie normale Rechnungen auszustellen. Wichtig hierbei: Aus der Rechnung muss eindeutig hervorgehen, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt.
Folgende Pflichtangaben gem. § 14 Abs. 4 UStG müssen in einer (Abschlags-)Rechnung enthalten sein:
- der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Rechnungsdatum,
- eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird,
- Menge und Bezeichnung des gelieferten Gegenstands oder der erbrachten Leistung,
- der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
- das Entgelt, ggf. getrennt nach unterschiedlichen Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen,
- eine...