Die Schlussrechnung enthält den Gesamtumfang der vom Unternehmen erbrachten Leistungen. Darüber hinaus sind die bereits vom Leistungsempfänger geleisteten Zahlungen detailliert aufzuführen und zu verrechnen (§ 14 Abs. 5 UStG). Die Angabe der jeweiligen Umsatzsteueranteile ist zwingend erforderlich. Abschließend ergibt sich der offene Rechnungsbetrag, einschließlich des darin enthaltenen restlichen Umsatzsteuerbetrags, der vom Leistungsempfänger noch zu zahlen ist.
Grundsätzlich setzt die Stellung der Schlussrechnung voraus, dass die vereinbarte Leistung erbracht und ggf. die Abnahme durch den Leistungsempfänger erfolgt ist. Darüber hinaus müssen ggf. vereinbarte Unterlagen der Schlussrechnung beigefügt sein. Dies können z. B. Aufmaße, Untersuchungsberichte, Bedienungsanleitungen, etc. sein.
Es gibt mehrere zulässige Formen der korrekten Schlussrechnungsstellung.
Empfehlenswert sind jedoch folgende 2 Möglichkeiten:
Korrekte Schlussrechnung am 15.10.01:
| Druckmaschine |
120.000 EUR |
| + 19 % USt |
22.800 EUR |
| Bruttorechnungsbetrag |
142.800 EUR |
./. erhaltene Akontozahlungen
| vom |
|
Netto |
|
19 % USt |
|
| 1.5.01 |
|
50.000 EUR |
|
9.500 EUR |
59.500 EUR |
| 1.7.01 |
|
40.000 EUR |
|
7.600 EUR |
47.600 EUR |
| Forderungsbetrag |
35.700 EUR |
Korrekte Schlussrechnung am 15.10.01:
| |
Netto |
19 % USt |
Brutto |
| Druckmaschine |
120.000 EUR |
22.800 EUR |
142.800 EUR |
abzüglich erhaltener Akontozahlung vom:
| 1.5.01 |
50.000 EUR |
9.500 EUR |
59.500 EUR |
| 1.7.01 |
40.000 EUR |
7.600 EUR |
47.600 EUR |
| Forderungsbetrag |
30.000 EUR |
5.700 EUR |
35.700 EUR |
Schlusssrechnung ohne restliche Forderungssumme
Ein Unternehmen stellte für seine erbrachten Leistungen mehrere ordnungsgemäße Abschlagsrechnungen (Teilrechnungen) aus, die vom Leistungsempfänger vereinbarungsgemäß bezahlt wurden. Evtl. noch zu erbringende Leistungen aus Nachträgen oder Zusatzleistungen fielen nicht mehr an, sodass die letzte Teilrechnung summenmäßig der Endabrechnung entspricht.
Werden Voraus- oder Abschlagszahlungen vereinbart, ergibt sich daraus die vertragliche Verpflichtung des leistenden Unternehmers, seine Leistungen endabzurechnen. Voraus- oder Abschlagszahlungen haben einen vorläufigen Charakter und ersetzen damit keine Schlussrechnung. Dies gilt sowohl für ein Vertragsverhältnis nach VOB als auch für den BGB-Werkvertrag.
Da die Abrechnungen über die Teilleistungen nur vorläufigen Charakter haben und nur der Steuerentstehung dienen, hat das Unternehmen 2 Möglichkeiten:
- soweit die letzte Abschlagsrechnung dem Inhalt einer Schlussrechnung entspricht, könnte diese berichtigt und mit der Titulierung "Schlussrechnung" versehen werden oder
es wird eine separate Schlussrechnung erstellt, die alle bisher erstellten Abschlagsrechnungen enthält und mit einem Rechnungsendbetrag über 0,00 EUR endet. (M. E. ist dieser Variante der Vorzug zu geben.)
Schlussrechnung am 15.7.01:
| |
Netto |
19 % USt |
Brutto |
| Hochregallager |
220.000 EUR |
41.800 EUR |
261.800 EUR |
abzüglich erhaltener Akontozahlung vom:
| 1.5.01 |
150.000 EUR |
28.500 EUR |
178.500 EUR |
| 1.7.01 |
70.000 EUR |
13.300 EUR |
83.300 EUR |
| Forderungsbetrag |
0 EUR |
0 EUR |
0 EUR |