Zusammenfassung
SAP S/4HANA ist das Nachfolgeprodukt von SAP ECC und wird als "Simple" angepriesen, mit neuer Benutzerfreundlichkeit und verbesserter Funktionalität. Doch was genau bedeutet das für das Controlling und wie können die Controlling-Abteilungen auf dieses Mammut-Projekt Einfluss nehmen und damit die Weichen für die Zukunft im ERP stellen?
1 SAP S/4HANA ist kein IT-Projekt
Viele Firmen führen gerade die neue Generation SAP-Software S/4HANA ein oder sind auf der Suche nach dem besten Weg dahin. Laut DSAG Investitionsreport 2022 haben noch 75 % der SAP-Kunden SAP ERP bzw. die SAP Business Suite im Einsatz. Für diese Kunden tickt die Uhr, denn SAP lässt Ende 2027 den Mainstream Support für das SAP-ERP-System ECC 6.0 auslaufen. Bis dahin sollten alle SAP-Kunden auf SAP S/4HANA umgestiegen sein, wenn sie weiterhin von bestmöglicher Sicherheit und Funktion ihrer SAP-Umgebung profitieren möchten.
Da der Betrieb der (ERP-)Systeme in der IT liegt, sind es in den allermeisten Fällen auch diese Abteilungen, die das Thema SAP S/4HANA Transformation ins Rollen bringt. Doch mehr als ein Anschub kann dies nicht sein, denn S/4HANA ist kein IT-Projekt, es betrifft vielmehr die ganze Organisation und ist eine Mammutaufgabe.
Schon bei den ersten Schritten in Richtung S/4HANA muss das bestehende System untersucht und auf den Prüfstand gestellt werden. Um die Chancen der SAP Migration nutzen zu können, müssen Unternehmen erst einmal verstehen, wo die Schwachstellen ihres bisherigen Systems liegen. Das kann viele Ursachen haben:
- mangelnde Performance, begrenzte Möglichkeit der Weiterentwicklung von kundeneigenen Programmen,
- fehlende Flexibilität in der Abbildung sich verändernder Geschäftsmodelle und Prozesse,
- starke Abweichung von SAP Standard oder
- die bisher wenig benutzerfreundliche Oberfläche von SAP.
Diese Schwachstellen im SAP System sind von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich und um sie herauszuarbeiten und zu bewerten, benötigt es den Input der ganzen Organisation.
2 Einfluss auf die Migrationsstrategie nehmen
Diese Analyse ist entscheidend für den Migrationsweg, baut doch die Strategie der Umstellung darauf auf.
- Sollen die Prozesse so bleiben wie bisher und es wird eine eher technische Migration, auch Brownfield genannt?
- Oder soll das komplette System neu aufgebaut werden, um die Prozesse neu zu gestalten und wieder an den SAP Standard heranzurücken? Das wäre dann ein Greenfield-Ansatz.
- Oder vielleicht soll es etwas dazwischen werden, indem nur bestimmte Teile aus dem alten System in das neue mitgenommen werden? Hier wird vom hybriden Ansatz oder auch von Bluefield gesprochen.
Damit wird deutlich, wie wichtig der Einfluss der Fachabteilungen auf diese Entscheidung ist und zeigt: der Migrationsweg kann nicht ohne sie getroffen werden. Ganz im Gegenteil: wenn die Fachabteilungen möchten, dass sich ihre Anforderungen im System wiederfinden, dann müssen sie hier in den Lead gehen. Und genau hier liegt das Potential.
Für SAP ist S/4HANA ein neues innovatives Produkt, mit vielen neuen Funktionen und vor allem einer sehr innovativen neuen Datenbanktechnologie (HANA). Für die Fachabteilungen der Unternehmen bedeutet dies eine enorme Chance, ihr bestehendes System und die abgebildeten Prozesse in Frage zu stellen. Die Umstellung von SAP ECC auf SAP S/4HANA ist richtungsweisend und wird in dieser Größenordnung so schnell nicht wiederkommen. Oft wird diese Umstellung auch mit dem Wechsel von R/2 zu R/3 verglichen. Dazwischen lagen 20 Jahre, zwischen R/3 und S/4HANA liegen 23 Jahre, siehe Abb. 1. Für einige Mitarbeitende ist es vielleicht die letzte Chance in ihrem Berufsleben, eine derartiges SAP-Projekt mitgestalten zu dürfen. Und für andere wiederum bedeutet es, die Weichen für die Zukunft zu stellen. Damit wird deutlich, welches Change Projekt ein S/4HANA Projekt bedeutet und welches Potential für Innovationen darin schlummert. Es muss nur erkannt und geweckt werden.
Abb. 1: Entwicklung von SAP R/2 zu S/4HANA
3 Die großen Themen der S/4HANA-Umstellung
In SAP S/4HANA Projekte fließen jedoch nicht nur neue Themen über neue Funktionalitäten ein. Es kommen auch Themen hoch, die Unternehmen bereits jetzt angehen könnten, da sie auf die lange Bank geschoben wurden oder für die es im Tagesgeschäft einfach keine Zeit und Ressourcen gab. Diese kommen mit der Vorbereitung von S/4HANA wieder auf den Tisch. Frei nach dem Motto: aufgeschoben ist nicht aufgehoben. So zum Beispiel die Überprüfung und die Einführung des neuen Hauptbuches, die Einführung des Geschäftspartners, die Überprüfung der Stammdatenqualität, die Archivierung von Alt-Daten oder auch die Vereinheitlichung der Kontenpläne.
Gerade letzteres birgt eine große Chance, welche die Finanz- und Controlling-Abteilungen im Zuge ihres S/4HANA Projektes nutzen sollten. Mit einem einheitlichen Kontenplan lassen sich die Buchungsprozesse und die damit verbundenen Arbeitsweisen standardisieren, das Financial Reporting auf die interne Management-Erfolgsrechnung abstimmen und es wird die Grundlage für weitere Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte geschaffen.
Aber auch die Einführung des neuen Hauptbuche...