Repräsentationsaufwendungen / 5 Aufzeichnungspflichten

§ 4 Abs. 7 EStG enthält für bestimmte Betriebsausgaben des § 4 Abs. 5 EStG (insbesondere Geschenke, Bewirtung, Gästehäuser, Jagd, Fischerei, Segel- und Motorjachten, Arbeitszimmer) spezielle Aufzeichnungspflichten. ­

Die genannten Aufwendungen sind "einzeln" sowie "getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben" aufzuzeichnen. Diese Erfordernisse müssen bereits bei der Erfassung dieser Aufwendungen in der Ergebnisrechnung des Steuerpflichtigen, also innerhalb der Buchführung nach § 4 Abs. 1 EStG, § 5 EStG oder bei den Aufzeichnungen nach § 4 Abs. 3 EStG erfüllt werden. Daneben geführte statistische Aufzeichnungen erfüllen diese Voraussetzungen nicht. Ebenfalls nicht ausreichend ist die geordnete Ablage der entsprechenden Belege.

^[1]

Vielmehr ist die Einrichtung spezieller Konten in der Buchführung bzw. Spalten bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG notwendig.

^[2]

Die Einrichtung eines Kontos oder einer Spalte für alle aufzeichnungspflichtigen Aufwendungen genügt.

^[3]

Nur bei Vorliegen dieser Voraussetzung kann er diese Aufwendungen, soweit sie nicht ohnehin vom Abzug ausgeschlossen sind, gewinnmindernd berücksichtigen. Das gilt selbst in den Fällen, in denen mittels eines in § 4 Abs. 5 EStG genannten Gegenstands eine unternehmerische Betätigung ausgeübt wird, z. B. gewerbliche Vermietung einer Segeljacht, wenn sich der Unternehmer daneben noch anderweitig gewerblich betätigt.

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