Reisekosten, Hotelübernachtung, Frühstücksanteil ab 2024 / 5 Was beachtet werden muss, wenn der Arbeitgeber die Kosten des Frühstücks bei Übernachtungen auf Geschäftsreisen übernimmt

Bei der Reisekostenabrechnung mit dem Arbeitnehmer kann so verfahren werden, dass aus dem Sammelposten von 20 % vom Rechnungsbetrag, das Frühstück mit 20 % vom Verpflegungspauschbetrag (28 EUR × 20 % =) 5,60 EUR herausgerechnet wird.^[1] Um die Kosten problemlos abrechnen bzw. erstatten zu können, ist es erforderlich, dass die Verpflegung durch den Arbeitgeber veranlasst ist. Bei einer Übernachtung mit Frühstück ist das Frühstück durch den Arbeitgeber veranlasst (abgegeben), wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Aufwendungen ersetzt und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

Konsequenz: Ist das Frühstück durch den Arbeitgeber veranlasst, wird bei der Abrechnung mit dem Arbeitnehmer

• kein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn erfasst, wenn der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte,
• der Sachbezugswert als geldwerter Vorteil erfasst, wenn der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat.

Die Vorsteuer aus den tatsächlichen Verpflegungskosten des Arbeitnehmers ist voll abziehbar (vorausgesetzt die Rechnung ist ordnungsgemäß). Nach Abschnitt 1.8. Abs. 13 UStAE handelt es sich bei der Abgabe durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer nicht um einen Vorgang, für den Umsatzsteuer anfällt. Die Übernachtungskosten mit Frühstück werden beim Arbeitnehmer anders behandelt als beim Unternehmer selbst.

Erhält der Arbeitnehmer keine Mahlzeit auf Veranlassung seines Arbeitgebers, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer anlässlich einer Auswärtstätigkeit die Verpflegungspauschale lohnsteuerfrei erstatten. Erhält der Arbeitnehmer aber auf Veranlassung seines Arbeitgebers eine Mahlzeit, z. B. ein Frühstück im Zusammenhang mit einer Übernachtung, ist die Verpflegungspauschale um 20 % der vollen Verpflegungspauschale (= 5,60 EUR) zu kürzen.

5.1 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Arbeitnehmer rechnet Übernachtung mit Frühstück ab (in der Zeit ab 1.1.2024 – da die Absenkung des ermäßigten Steuersatzes nicht verlängert wurde )

Ein Unternehmer hat seinen Prokuristen zu einem Fortbildungsseminar in Köln angemeldet. Der Prokurist verlässt am 20.5.2025 morgens um 7.00 Uhr seine Wohnung und kehrt dorthin am 21.5.2025 um 17.00 Uhr zurück. Es sind folgende Aufwendungen angefallen:

• Kosten der Bahnfahrt von 53,50 EUR inklusive 7 % USt = 3,50 EUR (netto 50 EUR)
• Übernachtungskosten 107,00 EUR brutto inklusive 7 % USt = 7,00 EUR (netto 100 EUR)
• Frühstück 10 EUR netto zzgl. 1,90 EUR USt (19 %)

Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand betragen bei einer Abwesenheit zwischen 14 und 24 Stunden: 14 x 2 Tage = 28 EUR.

Folge: Der Unternehmer kann die Aufwendungen einschließlich des separat ausgewiesenen Frühstückspreises steuerfrei übernehmen. Er kann zusätzlich auch Verpflegungspauschalen, gekürzt um den pauschalen Wert für das Frühstück, steuerfrei erstatten. Die Berechnung sieht wie folgt aus:

• Verpflegungspauschale 14 EUR × 2 = 28,00 EUR
• gekürzt um den Frühstücksanteil (28 EUR x 20 %) = 5,60 EUR
• steuerfreie Verpflegungspauschale = 22,40 EUR