Reisekosten bei Arbeitnehmern

Welche Fahrt-, Verpflegungs- und ggf. Unterbringungskosten der Arbeitnehmer bei Tätigkeiten außerhalb seiner Firma als Werbungskosten ansetzen bzw. welche Beträge der Arbeitgeber für auswärtige Einsätze bei der Lohnabrechnung steuerfrei ersetzen kann, regelt das lohnsteuerliche Reisekostenrecht. Seit 1.1.2014 ergeben sich die steuerlichen Reisekosten aus dem Einkommensteuergesetz. Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts (Gesetz v. 20.2.2013, BStBl 2013 I S. 188) wurde das bisherige Verwaltungsrecht in den Lohnsteuer-Richtlinien durch ein gesetzliches Regelwerk im Einkommensteuergesetz (EStG) abgelöst. Der Gesetzgeber hat dabei das Grundkonzept des bisherigen Reisekostenrechts beibehalten, nach dem Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten steuerlich begünstigt sind, wenn diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Kernpunkt des Regelwerks ist die inhaltliche Abgrenzung der ersten Tätigkeitsstätte, die an die Stelle der bisherigen regelmäßigen Arbeitsstätte tritt. Eine berufliche Auswärtstätigkeit ist jede "Reisetätigkeit" außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte (früher regelmäßigen Arbeitsstätte) des Arbeitnehmers. Ab 2020 ­sind die Inlandspauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen von bisher 12 EUR und 24 EUR auf 14 EUR bzw. 28 EUR angehoben worden. Die Verpflegungspauschalen haben für Reisetage ab 1.1.2024 unverändert Gültigkeit. Die im Wachstumschancengesetz geplante Erhöhung fand im Gesetzgebungsverfahren keine Mehrheit. Für Übernachtungen in Kraftfahrzeugen während einer beruflichen Fahrttätigkeit gewährt der Gesetzgeber seit 2020 eine (Übernachtungs-)Pauschale von 8 EUR, die sich für Reise­tage ab 1.1.2024 auf 9 EUR erhöht.

Eine besondere Art der Auswärtstätigkeit ist die doppelte Haushaltsführung, die begrifflich nicht zu den Reisekosten zählt und deshalb in einem gesonderten Beitrag dargestellt ist.

Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts v. 20.2.2013, BStBl 2013 I S. 188, wird das bisherige Verwaltungsrecht in den Lohnsteuer-Richtlinien durch ein gesetzliches Regelwerk im Einkommensteuergesetz (EStG) abgelöst. Reisekosten können vom privaten Arbeitgeber in den Grenzen des § 3 Nr. 16 EStG (öffentlicher Dienst § 3 Nr. 13 EStG) steuerfrei erstattet werden; ansonsten sind sie nach § 9 EStG als Werbungskosten abzugsfähig. In Betracht kommen Fahrtkosten gem. § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG, Verpflegungsmehraufwendungen gem. § 9 Abs. 4a EStG, Übernachtungskosten gem. § 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG bzw. die Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer gem. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG und Reisenebenkosten gem. R 9.8 LStR, H 9.8 LStH. Ein umfangreiches Anwendungsschreiben des BMF v. 24.10.2014, IV C 5 – S 2353/14/10002, BStBl 2014 I S. 1412, das zum Jahreswechsel 2021 aktualisiert und durch das BMF-Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011 :006, BStBl 2020 I S. 1228 ersetzt worden ist, gibt Hilfestellung bei der Auslegung der gesetzlichen Bestimmungen des lohn­steuerlichen Reisekostenrechts ab 2014. Der BFH hat die von der Finanzverwaltung festgelegten Auslegungsanweisungen zur Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte in mehreren Urteilen voll umfänglich bestätigt (zuletzt BFH, Urteil v. 12.5.2022, VI R 32/20, BStBl 2023 II S. 35; BFH, Urteil v. 12.7.2021, VI R 9/19, BFH/NV 2022 S. 11; BFH, Urteil v. 2.9.2021, VI R 25/19, BFH/NV 2022 S. 18; BFH, Urteil v. 26.10.2022; VI R 48/20, BStBl 2023 II S. 582; BFH, Urteil v. 22.11.2022, VI R 6/21, BFH/NV 2023 S. 532 und BFH, Urteil v. 14.9.2023, VI R 27/21, BStBl 2024 II S. 38). Die für 2024 geltenden Auslandsreisekostensätze regelt das BMF-Schreiben v. 21.11.2023, IV C 5 – S 2353/19/10010 :005, BStBl 2023 I S. 2076 für den VZ 2024.