Dipl.-Finw. (FH) Wilhelm Krudewig
Zusammenfassung
Der einheitliche Begriff der "Auswärtstätigkeit" gilt auch bei Geschäftsreisen ins Ausland. Für die Verpflegungspauschalen gelten bei Reisen ins In- und Ausland 2 Stufen. Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden ist die Verpflegungspauschale mit 120 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz anzusetzen und in den übrigen Fällen mit 80 %. Die Verpflegungspauschalen für die jeweiligen Länder werden durch das BMF im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder festgelegt.
Unternimmt der Arbeitnehmer für seinen Arbeitgeber eine Geschäftsreise ins Ausland, erstattet ihm sein Arbeitgeber die entstandenen Kosten. Vorsicht! Die Reisekosten, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer erstatten kann, stimmen zumindest teilweise nicht mit den Beträgen überein, die der Unternehmer selbst geltend machen kann.
Erstattet der Arbeitgeber z. B. Reisekosten steuerfrei, die er als steuerpflichtigen Arbeitslohn hätte behandeln müssen, haftet er für die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, die nicht einbehalten worden sind.
1 So kontieren Sie richtig!
| Praxis-Wegweiser: das richtige Konto |
| Kontenbezeichnung |
SKR 03 |
SKR 04 |
Eigener Kontenplan |
Bilanz/GuV-Position |
| Reisekosten Arbeitnehmer |
4660 |
6650 |
|
sonstige betriebliche Aufwendungen |
| Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten |
4663 |
6663 |
|
sonstige betriebliche Aufwendungen |
| Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand |
4684 |
6664 |
|
sonstige betriebliche Aufwendungen |
| Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand |
4666 |
6660 |
|
sonstige betriebliche Aufwendungen |
So kontieren Sie richtig!
Bei Auslandsreisen sind die Verpflegungskosten zwingend pauschal abzurechnen, wobei die Höhe vom Zeitpunkt des Grenzübertritts abhängt. Die Übernachtungskosten im Ausland können mit den tatsächlichen Kosten oder pauschal abgerechnet werden. Der Unternehmer bucht die Übernachtungskosten, die er seinem Arbeitnehmer erstattet, auf das Konto Übernachtungskosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand 4666 (SKR 03) bzw. 6660 (SKR 04).
Buchungssatz:
Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand |
|
an Bank |
2 Praxis Beispiel für Ihre Buchhaltung: Geschäftsreise eines Arbeitnehmers von Berlin nach Brüssel
Ein Arbeitnehmer beginnt am Montag um 20.00 Uhr eine Geschäftsreise. Er fährt von seiner Wohnung in Berlin nach Brüssel. Die Grenze nach Belgien überschreitet er in der Nacht um 02.00 Uhr (Dienstag). Er ist am Dienstag während des ganzen Tages in Brüssel und reist am Mittwoch zu einem weiteren Termin nach Amsterdam. Am Donnerstag verlässt er Amsterdam und erreicht Berlin am selben Tag um 22.30 Uhr. Der Arbeitgeber erstattet ihm den Verpflegungsaufwand in Höhe der amtlich festgelegten Pauschalen. Maßgebend sind folgende Beträge (Stand 2023):
3 Welche Reisekosten der Unternehmer seinem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten kann
Bei den Reisekosten bestehen Übereinstimmungen und Unterschiede zwischen den Reisekosten des Unternehmers und den Beträgen, die er seinem Arbeitnehmer erstatten kann. Die nachfolgende Übersicht zeigt, welche Kosten der Unternehmer lohnsteuerfrei erstatten kann.
| Verkehrsmittel/Art der Kosten |
Was der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten kann |
| Firmenwagen |
Kosten, die der Arbeitnehmer verauslagt hat, z. B. Benzinkosten |
| Privatfahrzeug |
- pauschal 0,30 EUR pro gefahrenen km
- anteilige tatsächliche Kosten bzw. hieraus errechneter Kilometersatz
|
| andere (öffentliche) Verkehrsmittel |
tatsächlicher Fahrpreis ggf. mit Zuschlägen und Aufpreisen |
| Verpflegung |
lohnsteuerfreie Übernahme der Verpflegungskosten, wenn dem Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale zusteht; amtlich festgelegte Verpflegungspauschalen gemäß den jeweils festgesetzten Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland (ggf. Kürzung erforderlich) |
| Übernachtung |
tatsächliche Übernachtungskosten ohne Verpflegungsanteil oder amtlich festgelegte Übernachtungspauschalen |
| Nebenkosten |
tatsächliche Kosten, wie z. B. Mautgebühren, Taxi- und Telefonkosten |
Tab. 1: Welche Kosten der Arbeitgeber steuerfrei erstatten kann
4 Erstattung der Fahrtkosten bei Auslandsreisen
Welche Beförderungsmittel der Arbeitnehmer nutzt, entscheidet er in Abstimmung mit seinem Arbeitgeber. Nutzt er ein Flugzeug, die Bahn, einen Leihwagen oder ein Taxi, erhält der Arbeitnehmer eine Rechnung bzw. Quittung. Den ausgewiesenen Betrag kann der Arbeitgeber insgesamt für ihn zahlen bzw. ihm erstatten. Es handelt sich um Auslagenersatz, der beim Arbeitnehmer nicht als Arbeitslohn zu erfassen ist. Der Arbeitgeber kann allerdings nur die deutsche Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen, wenn er als Leistungsempfänger in der Rechnung ausgewiesen ist.
Nutzt der Arbeitnehmer einen Pkw, muss der Arbeitgeber danach unterscheiden, ob das Fahrzeug ein Firmenwagen, ein privates Fahrzeug oder ein Leihwagen ist.
4.1 Der Arbeitnehmer nutzt einen Firmenwagen für die Auslandsreise
Gehört der Pkw, d...