Recruiting: Administration im Stellenbesetzungsprozess / 3 Hinweise und Tipps für die wichtigsten Administrationsschritte

3.1 Personalplanung

Zur Dokumentation der Personalplanung empfiehlt es sich, mit Exceltabellen zu arbeiten und die entsprechenden Bedarfe dort zu erfassen. Um eine schnell verfügbare und aussagekräftige Datenbasis bereitzustellen, sollten die Dokumente der Personalplanung in einer übersichtlichen Ordnerstruktur auf einem Laufwerk (digital) oder haptisch abgelegt werden. Hierdurch können die Planungen der letzten Jahre schnell zum Vergleich herangezogen werden, sodass beispielsweise Aufschlüsse über die Dauer der Stellenbesetzungen getroffen werden können.

3.2 Stellenbesetzungsanträge

Je nach Digitalisierungsgrad des Unternehmens können Anträge für Stellenbesetzungen idealerweise automatisiert über ein Bewerbermanagementsystem gestellt werden. Ist diese Option nicht gegeben, ist es ratsam, auf standardisierte Vorlagen zurückzugreifen, welche per E-Mail von den Fachbereichen an die Personalabteilung gesendet werden. Um zusätzliche Hürden zu vermeiden, können alle relevanten Inhalte direkt in der E-Mail als Tabelle abgebildet werden. Folgende Inhalte sollten in der Tabelle aufgeführt sein:

Zeitgleich kann das E-Mail-Format auch direkt zur Durchführung der Genehmigung genutzt werden. Hierbei sollte auf eine sinnvolle Genehmigungsabfolge geachtet werden, sodass diese schnell und unkompliziert durchlaufen werden kann. Idealerweise gibt es auch hierfür vorgefertigte Checklisten darüber, welche Person welche Stellen genehmigen darf und muss. Nach der Genehmigung kann der Stellenantrag a...