Qualitätssicherung in der Payroll / 2.2 Kontroll- und Prüfmechanismen

Selbst bei gut strukturierten Prozessen und modernen Systemen bleibt ein Restrisiko für Fehler bestehen. Deshalb ist es entscheidend, neben der Prozessoptimierung wirksame Kontroll- und Prüfmechanismen in der Payroll zu verankern. Sie bilden das Rückgrat jeder Qualitätssicherung und ermöglichen die systematische Überprüfung der Abrechnungen.

Stichproben- und Vollprüfungen

Je nach Unternehmensgröße und verfügbaren Ressourcen können Stichprobenprüfungen oder Vollprüfungen sinnvoll sein. Eine mögliche Stichprobenmaßnahme wäre, willkürlich einzelne Abrechnungen (z. B. 10 bis 20 bei 100 Abrechnungen) zu prüfen. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte alle Abrechnungen mit denen des Vormonats vergleichen. Bei Ein- und Austritten innerhalb eines Monats beispielsweise empfiehlt es sich, zu prüfen, ob das Gehalt anteilig richtig berechnet wurde.

Interne Audits und Revision

Regelmäßige interne Audits in Form von Analysen zur Verbesserung der Betriebsorganisation unterstützen bei der Fehleraufdeckung und fördern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Standards. Eine objektive Prüfung durch unabhängige interne Stellen hilft dabei, Schwachstellen im Payroll-Prozess frühzeitig zu erkennen und gezielt zu beheben.

Systemgestützte Prüfmechanismen und Plausibilitätsprüfungen

Viele Payroll-Systeme enthalten bereits regelbasierte Prüfmechanismen. Diese automatischen Kontrollen erkennen schon vor dem finalen Abrechnungslauf

• Überzahlungen bei Minijobbern,
• die Nichtanwendung des Übergangsbereichs bei entsprechendem Entgelt,
• unplausible Personen- und Beitragsgruppenschlüssel oder
• ein Über- oder Unterschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG).

Einige Systeme ermöglichen darüber hinaus eigene Plausibilitätsprüfungen und warnen bei auffälligen Abweichungen, z. B. bei einer Überzahlung...