Prozessmanagement im HR-Bereich / 6.1 Prozess verstehen

Meistens verstehen wir unsere Arbeit noch nicht als Prozesse, wenn wir mit der Prozesserhebung beginnen. Es ist also nicht selbstverständlich, dass ein benannter Prozess von allen Beteiligten und Stakeholdern so gesehen wird. Ein gemeinsam benannter Prozess ist bereits ein wichtiges Arbeitsergebnis des Prozessmanagement.

6.1.1 Start und Ende des Prozesses

Zuerst stecken wir den Rahmen des Prozesses ab. Das gilt unabhängig davon, ob wir den Prozess aus einem Referenzmodell, aus den Alltagswahrnehmungen der Beteiligten oder aus der heruntergebrochenen Unternehmensstrategie abgeleitet haben. Wir brauchen ein gemeinsames Bild davon, was wir mit dem Prozess meinen. Dazu sollten wir zunächst Anfang und Ende des Prozesses bezeichnen. Welcher Zustand ist beobachtbar, wenn der Prozess seine Arbeit aufnehmen soll und welcher Zustand bezeichnet das Ergebnis des Prozesses? Für wen ist der Unterschied zwischen Anfang und Ende bedeutsam?

6.1.2 Kunden, Stakeholder und Erwartungen

Damit kommen wir zur zweiten Frage: Wer sind die Kunden und Stakeholder des Prozesses und welche Erwartungen haben diese Gruppen? Was sind für diese Gruppen Basis- und Begeisterungsfaktoren? Welche Rahmenbedingungen werden dem Prozess von den Stakeholdern vorgegeben? Daraus lässt sich der Anspruch an das Ergebnis formulieren: Was müssen wir in diesem Prozess als Ergebnis erreichen und welche Erfolgsfaktoren entscheiden darüber, ob wir eine gute Arbeit abliefern?

Diese Fragen sollten wir in gemeinsamer Arbeit mit wichtigen Prozessbeteiligten und Stakeholdern erarbeiten. Nur wenn alle relevanten Gruppen über diese Fragen ein gemeinsames Bild gewinnen, können wir mit dem Prozess arbeiten. Gelingt das nicht, bleibt der Prozess ein Theoriegebilde ohne Wirkung auf die Zusammenarbeit.

Die Anforderungen an das Ergebnis und die Erfolgsfaktoren werden aber nicht immer nahtlos zueinander passen. Tat...