Zusammenfassung
Ein Prozess (Ablauf, Vorgang) stellt die logisch verknüpfte Abfolge von i. d. R. miteinander in Wechselwirkung stehenden Aktivitäten (aufeinander aufbauenden Tätigkeiten/Schritten) dar, die Eingaben (Inputs, z. B. ein Auftrag, Kundenanforderungen, gesetzliche Anforderungen) in angestrebte Ergebnisse (Outputs, z. B. ausgeführter Auftrag, zufriedene Kunden, erfüllte gesetzliche Anforderungen) überführen. D. h., aus Rohmaterialien werden fertige Produkte hergestellt oder aus Anfragen werden Angebote erstellt.
1 Erfordernis der Festlegung betrieblicher Prozesse
Ein wesentliches Kennzeichen einer zeitgemäßen Führung und Organisation ist die Prozessorientierung. Dahinter stehen v. a.
- die Ausrichtung aller Aktivitäten eines Unternehmens an den Anforderungen der externen und internen Kunden,
- das Denken in Prozessen statt in Funktionen,
- die Erhöhung der Prozesssicherheit (Gestaltung sicherer Prozesse) sowie
- die Optimierung des Betriebes v. a. durch die Verbesserung der betrieblichen Prozesse.
Dies ist nur möglich, wenn die Prozesse festgelegt und damit auch beschrieben sind. Mit festgelegten Prozessen lässt sich das Betriebsgeschehen wirkungsvoll steuern, überwachen, überprüfen und verbessern.
Auch im Arbeits- und Gesundheitsschutz stehen Prozesse im Mittelpunkt, d. h., auch die betriebliche Sicherheitsarbeit ist prozessorientiert zu gestalten. So sollte v. a. die Umsetzung von Arbeitsschutzaspekten (z. B. Einweisung, Nutzung der erforderlichen PSA) Teil der Arbeitsprozesse sein. Dafür müssen die jeweils relevanten Sicherheits- und Gesundheitsaspekte in die Festlegungen des jeweiligen Prozesses integriert werden. Darüber hinaus sind auch spezielle Aufgaben im Rahmen des betrieblichen Arbeitsschutzes (z. B. die Gefährdungsbeurteilung) als Prozess zu gestalten. Gleiches gilt auch für das nach § 3 Abs. 1 ArbSchG geforderte Streben nach Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz. Hierfür kann der im Unternehmen bereits festgelegte kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) genutzt werden.
Existiert noch kein KVP sollte das Unternehmen einen solchen Prozess festlegen.
Prozesse haben einen normativen Charakter
Festgelegte Prozesse
- stellen einen betrieblichen Standard dar
- sind eine verbindliche Vorgabe.
2 Kennzeichen eines Prozesses
Alle Prozesse haben gemeinsam, dass
- in ihnen Information und/oder Material fließt,
- sie einen definierten Start- und Endpunkt haben,
- der Wert zwischen dem Start- und dem Endpunkt steigt (wertschöpfender Prozess),
- sie einem definierten Ziel (gewolltem Ergebnis) dienen,
- sie eine definierte Abfolge von wiederholt ablaufenden Aktivitäten/Tätigkeiten (Prozessschritte) besitzen und
- die Prozessschritte teilweise in Wechselwirkungen zueinander stehen.
Darüber hinaus sollte ein betrieblicher Prozess
- festgelegt (modelliert und beschrieben) sein,
- Kunden-Lieferanten-Beziehungen darstellen (vgl. Abb. 1),
- nur die erforderlichen Teilschritte exakt festlegen und bei den restlichen sowie den kreativen ausreichend Freiräume für individuelles Handeln und ggf. Improvisation schaffen,
- durch einen Prozessverantwortlichen betreut und überwacht werden,
- eine hohe Effizienz durch eine möglichst optimale Nutzung der vorhandenen Mittel und Ressourcen besitzen,
- durch geeignete Prozesskennzahlen bewertbar sein sowie
- kontinuierlich verbessert werden.
Abb. 1: Was ist ein Prozess?
3 Denken in Prozessen – statt in Funktionen
Die Leistungen in einem Unternehmen sind das Ergebnis von wie auch immer gearteten Prozessen. Im Vergleich zu den Strukturen, die sich aus der Aufbauorganisation ergeben, charakterisieren die Prozesse sehr gut das Geschehen in einem Unternehmen. Der Blick auf die betrieblichen Prozesse ist deshalb sowohl für das Führen eines Unternehmens als auch die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens von zentraler Bedeutung.
Prozesse gehen i. d. R. über Stellen- und Abteilungsgrenzen hinaus. Dadurch kommt es immer wieder zu konkurrierenden Interessen zwischen einer Stelle bzw. einer Abteilung und dem Prozess sowie zu Schnitt- bzw. Nahtstellenproblemen. In Prozessen zu denken hat zur Konsequenz, dass die potenziellen Probleme bereits bei der Gestaltung oder der Optimierung der Prozesse betrachtet und gelöst werden müssen. Oberstes Gebot ist dabei die Sicherstellung effektiver, effizienter und störungsfreier Prozesse.
Denken in Prozessen ist eine Grundhaltung in einem Unternehmen, die das gesamte betriebliche Handeln als Kombination zielorientierter Prozesse betrachtet und zur Steigerung der Qualität und Produktivität in einem Unternehmen die Prozesse ständig verbessert. Eine besonders wichtige Rolle spielen dabei
- die Ausrichtung auf die Wünsche und Anforderungen der Kunden,
- auch der internen Kunden, also den internen Empfängern einer Leistung (eines Teilproduktes, einer Information etc.),
- die Einbeziehung aller Mitarbeiter auf allen Hierarchieebenen.
Denken in Prozessen bedeutet für ein Unternehmen auch eine Änderung der Organisationsstruktur. Nicht mehr die klassische Aufbaustruktur mit dem typischen Abteilungsdenken ist maßgeblich, sondern die Ablaufstruktur mit den festgelegten Prozessen rückt ins zentrale Blickfeld. Dies bedeutet, ...