Projektmanagement in Kleinstädten: Status quo und Handlungsempfehlungen

Zusammenfassung

Die bestehenden Organisationen, auch die der öffentlichen Verwaltung, sind bis heute meist hierarchisch geprägt und strukturiert.^[1] Für die Zukunft gilt es verstärkt, vielschichtige, komplexe, neuartige und interdisziplinäre Projekte zu steuern und zu realisieren; bei sich andauernd veränderten Rahmenbedingungen und beschränkten Ressourcen.

Dieser besonderen Aufgabe in den öffentlichen Verwaltungen der Kleinstädte widmet sich dieser Artikel. Zunächst wird anhand einer empirischen Studie der "status quo" des Projektmanagements in Kleinstädten dargestellt. Darauf folgen konkrete Handlungsempfehlungen, um das Instrument des Projektmanagements in den Verwaltungen zum Einsatz zu bringen.

1 Einleitung

Die Kommunen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland stehen in Anbetracht der zentralen Themen Globalisierung, demografischer Wandel, Digitalisierung, Haushaltskonsolidierung und Wirtschaftswachstum – um hier nur einen Teil zu nennen – vor gigantischen Herausforderungen und einem wahrlichen Umbruch.^[1] Für die Funktionsfähigkeit des Staats und eines gemeinschaftlichen Zusammenlebens in der Gesellschaft ist die professionelle Aufgabenerledigung der öffentlichen Verwaltung aber unabdingbar. Zusätzlich haben die Veränderungsdynamik und die Komplexität der Umwelt auch in der öffentlichen Verwaltung stark zugenommen. Diese Entwicklungen haben zur Folge, dass die Organisationsstrukturen und Abläufe der öffentlichen Verwaltung den geänderten Kriterien häufig nicht mehr gerecht werden.

Heute erwarten Empfänger von Dienstleistungen, auch von den öffentlichen Verwaltungen, auf Augenhöhe (Kunde ist König) und nicht in einem untergeordneten Verhältnis, behandelt zu werden. Von anderen Dienstleistern sind sie Lösungsorientierung, zumeist promptes Erfüllen der Anforderungen sowie fachkundige Ansprechpersonen, gewohnt und verlangen dies gleichermaßen von der öffentlichen Verwaltung. Derartige Ambitionen stehen zum Teil im Zielkonflikt, zum Begriff einer öffentlichen Verwaltung. In der öffentlichen Verwaltung sind individuelle Lösungen nur eingeschränkt möglich. Zu beachten gilt es u. a. den allgemeinen Gleichheitsgrundsatz sowie Fristen oder Stellungnahmen, die ggf. eingehalten oder abgewartet werden müssen.^[2]

Um all dies zu bewerkstelligen kommt das Instrument des Projektmanagements in Frage. Projektmanagement lebt unter anderem von flexiblen Strukturen, temporären Teamkonstellationen und einer Übertragung von Kompetenzen an Projektteams und -Projektleitungen. Zukünftig müssen sich auch die öffentlichen Verwaltungen vermehrt mit der Thematik des Projektmanagements beschäftigen.

2 Projektmanagement gewinnt an Bedeutung

In der Literatur tauchte der Begriff "Projekt" bereits im 17. Jahrhundert auf.^[1] Bis ins 20. Jahrhundert dauerte es, bis die Erfahrungen mit Projekten wissenschaftlich untersucht, systematisiert und als Methoden beschrieben wurden.^[2] Heute gehören Projekte zum Alltag und sind nicht mehr wegzudenken.^[3] Außerdem ist heutzutage erfolgreiches Projektmanagement in fast jeder Branche zu einem Wettbewerbsfaktor geworden.^[4] Die zunehmende Bedeutung projektorientierter Arbeitsweisen sind mitunter auf bessere Führungs- und Steuerungsmöglichkeiten, steigenden Kosten- und Leistungsdruck und auf Erwartungen der Auftraggeber an eine höhere Transparenz und Kontrollierbarkeit des Projektmanagements zurückzuführen.^[5] Insbesondere können die zunehmenden Herausforderungen, die eine gewisse Flexibilität und schnelles Handeln erfordern, mit dem Instrumentarium des Projektmanagements zielorientierter gesteuert und bewältigt werden.

Zuletzt hat eine makroökonomische Vermessung der Projekttätigkeit in Deutschland folgendes aufgezeigt: "Der Anteil der Projekttätigkeit an der Gesamtarbeitszeit lag 2013 deutschlandweit bei 34,7 Prozent. Bis 2019 lässt sich ein weiterer Anstieg auf über 40 Prozent prognostizieren."^[6] Demzufolge lag der Anteil der Projekttätigkeit bereits im Jahr 2013 bei über einem Drittel. Dieses Ergebnis verdeutlicht die Intensität und untermauert eindrucksvoll die zentrale und zunehmende Bedeutung des Projektmanagements.

Dies bestätigt auch ein Blick in die Strukturen heutiger Organisationen. Dieser zeigt, dass die Anzahl an Organisationen steigt, die – zumindest in Teilen – in Matrixstrukturen bzw. Matrixorganisationen arbeiten und ein kontinuierlicher Anstieg an Projekten ist zu verzeichnen.^[7] Traditionelle Strukturmodelle, wie die pyramidenförmige Linienorganisation^[8] können die Herausforderungen der gegenwärtigen Zeit nicht länger bewältigen.^[9]"Selbst komplexe Probleme lösen die Mitarbeiter heute eigenständig. Das kann auch gar nicht anders sein. Denn in Zeiten schlanker und flexibler Organisationen erreichen längst nicht mehr alle Informationen die Führungsspitze."^[10]