Projektmanagement: der richtige Start / 6 Das Team formieren

6.1 Warum Organisation auch sein muss

Für die meisten Projekte muss eine Mitarbeitergruppe gebildet werden, die innerhalb eines befristeten Zeitraums die Projektaufgabe im Unternehmen erfüllt. Die wohl wichtigsten Fragen, die sich dabei stellen, sind:

1. Woher kommt das Team?
2. Wie soll das Verhältnis zwischen Projektmitarbeitern, Projektleiter und nicht am Projekt beteiligten Stellen aussehen, wie also gliedert sich das Projekt in die Unternehmensstruktur ein?
3. Was kommt für die Beteiligten nach dem Projekt?

Organisatorische Fragen sollten Sie in einem Projekt nicht unterschätzen. Denn wenn Kompetenzen, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Pflichten nicht eindeutig geregelt werden, sind Konflikte – nicht nur im Team – vorprogrammiert. Projekte organisieren bedeutet im Wesentlichen:

• Aufgabenträger (Projektstellen und -mitarbeiter) zu bestimmen und deren Beziehungen untereinander zu regeln,
• das Verhältnis zwischen projektbeteiligten und projektexternen (Leitungs-)Stellen zu regeln.

Die Selbstorganisation des Projekts betrifft noch weitere Bereiche wie Termine und Budget, die wir bei der Planung bereits angesprochen haben.

Vorteile einer eigenen Projektorganisation

• Mit einer eigenen Organisationsform erhält die Projektleitung den nötigen Handlungsspielraum für eine effektive Steuerung und Kontrolle.
• Konflikte müssen nicht über die Hierarchien der Linienorganisation ausgetragen werden.
• Funktionsträger der Linienorganisation werden nicht mit zusätzlicher Arbeit belastet.
• Im Projekt können dafür Entscheidungen schneller getroffen und auf Fehler oder Krisen unmittelbarer reagiert werden, was Zeit und Kosten spart.

Bevor Sie sich für eine bestimmte Organisationsform entscheiden, sollten Sie bedenken:

• Zu enge organisatorische Vorgaben können im Team auf Widerstand stoßen. Schließlich handelt es sich um ein innovatives Vorhaben, das von den Mitarbeitern viel Eigeninitiative und neue Ideen, also ihr Kreativitätspotenzial fordert. Und allzu starre Reglementierungen können kreatives Denken zumindest behindern.
• Andererseits darf der Rahmen auch nicht zu weit gesteckt sein: Unterorganisation ist eine häufige Ursache für das Scheitern von Projekten. Sind Verantwortungsbereiche nicht klar abgegrenzt, ist nicht nur mit Verzögerungen und zu hohen Kosten, sondern auch vermehrt mit sachlichen und emotionalen Konflikten zu rechnen.
• Das Maß an Organisation muss dem Volumen des Projekts auch angemessen sein.

Die folgende Checkliste kann Ihnen helfen den Organisationsbedarf für Ihr Projekt festzustellen.

6.2 Welche Organisationsform eignet sich wofür?

Es gibt fünf gängige Praktiken, Projekte zu organisieren, die wir Ihnen vorstellen wollen.

Projektmanagement in Linienfunktion

Das PM in Personalunion mit der Linienfunktion auszu‐üben, stellt eigentlich einen Grenzfall dar, denn hier verzichtet man auf die Einrichtung von Projektstellen – es gibt im Prinzip keine eigene Organisation. In der Praxis übernimmt z. B. ein Abteilungsleiter die Verantwortung, unterliegt in dieser Position jedoch einer Doppelbelastung. Die Folge: Oft treten die Projektaufgaben hinter das Tagesgeschäft zurück.

Merkmale

• keine Einrichtung projektspezifischer Stellen,
• Projekt nicht organisatorisch verselbständigt,
• bestehende Leitungsstelle übernimmt die Koordination.

Vorteile und Risiken

Geeignet für: sehr kleine, wenig komplexe Projekte, Projektvorbereitungen ("Sollen wir das Projekt XY durchführen?").

Stabs-Projektorganisation

Auch hier bleiben die Mitarbeiter in ihren Abteilungen, und eine Führungskraft aus der Linienorganisation ist verantwortlich für das Projekt – und damit ebenfalls doppelt belastet. Die Koordination wird einem Projektstab anvertraut, der jedoch nur mit begrenzten Kompetenzen ausgestattet ist.

Merkmale

• Koordinationsstab zuständig für Informationssammlung, Entscheidungsvorbereitung, Berichterstattung,
• weisungsbefugt: Linienfunktionsträger,
• Projekt ist aus Fachbereichen ausgekoppelt.

Vorteile und Risiken

Geeignet für: kleine, nicht-ressortübergreifende Projekte, Projektvorbereitungen.

Matrix-Projektorganisation

Diese sehr häufige Organisationsform beruht auf der Kompetenzaufteilung zwischen Linien-Führungskräften und einem Projektleiter. Dieser ist aber nur projektbezogen weisungsbefugt und entscheidet z. B. nicht (allein) über das Perso...