Projektmanagement: der richtige Start / 4 Komplexe Projekte transparent machen

Eine wichtige Planungsaufgabe ist es dem Projektablauf eine Struktur zu geben. Mit den Phasenplänen erhalten Sie eine einfache, aber rein lineare Struktur - für besonders komplexe Projekte sicherlich nicht ausreichend. Hier empfiehlt es sich, dass Sie als Projektleiter zusammen mit Ihrem Team einen klaren und vollständigen Plan entwerfen, der nicht nur den Ablauf des Projekts im Detail klärt, sondern auch alle Zusammenhänge zwischen Projektstellen, Aufgaben und Kompetenzen verdeutlicht. Es mag sein, dass Sie dabei zunächst auch auf unbekannte Größen stoßen. Diese Situation ist ganz normal. Sie werden – besonders in der Vorlauf- und Startphase des Projekts – generell selten über alle benötigten Informationen verfügen, um von Anfang an alles in eine eindeutige Richtung lenken zu können. Und die Informationen, die Sie haben, sind die Teile eines Puzzles, dessen Motiv Sie noch nie gesehen haben.

Verkettete Abläufe erfassen

Das Problem begrenzter Informationsverarbeitung

An dieser Stelle lohnt ein kurzer Blick auf wissenschaftliche Einsichten, die unsere Denkgewohnheiten betreffen. Der Nobelpreisträger für Wirtschaftswissenschaften, H. A. Simon, spricht in diesem Zusammenhang von der "beschränkten Rationalität" des Menschen: Die Informationen, die uns für Entscheidungen in vielschichtigen Situationen zur Verfügung stehen, sind nicht nur begrenzt; wir können oft selbst die vorhandenen gar nicht alle verarbeiten. Es ist erwiesen, dass unser Denken bei weitem nicht ausreicht, die Komplexität unserer Umwelt nachzuvollziehen – dazu ist es nicht vernetzt genug.

Dies lässt sich auch auf die Planung umfangreicher Projekte übertragen. Je komplexer die Aufgabenstellung ist, desto weniger genügt ein rein lineares, d. h. "Schritt-für-Schritt-Denken", um die Abläufe festzulegen und trotzdem ...