Alle Daten in der Datei dienen ausschließlich dazu, zu zeigen, wie die Anwendung funktioniert. Eingaben können in Zellen mit blauer Schrift getätigt werden. Sollen Eingaben in Zellen mit anderen Farben erfolgen, muss vorab geprüft werden, ob Formeln überschrieben werden, was die Datei unbrauchbar machen kann. Alle Arbeitsmappen können auf einer Seite ausgedruckt werden. Es besteht die Möglichkeit, bei der Zentrale und der Mappe "Gesamt" Spalten durch einen Klick auf die "1" bzw. "2" ein- bzw. auszublenden. Somit lässt sich die Übersichtlichkeit verbessern. (s. Abb. 2)
Abb. 2: Schaltfläche für eine bessere Übersichtlichkeit
Die Datei umfasst 12 Arbeitsmappen, wovon 10 als Profit-Center nutzbar sind. Die Struktur der Profit-Center ist identisch; die Zentrale ist in wesentlichen Punkten an die Profit-Center angelehnt; es können aber mehr Kostenarten eingegeben werden. Die Struktur der Zentrale orientiert sich im Kern an der Ausprägung einer BWA (betriebswirtschaftlichen Auswertung), über die jedes Unternehmen verfügt.
Es können für Profit-Center und Zentrale monatlich bis zu fünf Umsatzarten geplant oder als Istwerte eingegeben werden. Darüber hinaus ist es möglich, bei Bedarf variable und sonstige Kosten einzugeben, etwa Material oder Fremdleistungen. Bei den (sonstigen) Kosten sollte darauf geachtet werden, dass die Abschreibungen nur in den dafür vorgesehenen Zeilen eingegeben werden, da diese Positionen später automatisch in die Mappe "Gesamt" übernommen werden, um den Cashflow zu berechnen. Grundsätzlich können die Kostenarten anders bezeichnet und – mit Ausnahme der Abschreibungen – auch anders angeordnet werden.
Aus der Differenz von Umsätzen und Kosten ergeben sich monatlich und jährlich die Ergebnisse von Profit-Centern und Zentrale. Die Kosten werden relativ zum Umsatz dargestellt, um sofort erkennen zu können, welchen Anteil einzelne Kosten haben. Im unteren Teil der Mappen werden aktuell drei Kennzahlen erstellt. Der "Deckungsgrad" ist fest vorgegeben, die anderen Kenngrößen (aktuell Deckungsbeiträge je Personalstunde und für den Kurierdienst je Kilometer) können anders gewählt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, zwei weitere Kennziffern zu generieren.
Die Resultate von Profit-Centern und Zentrale werden in der Mappe "Gesamt" zusammengeführt. Im Gegensatz zu den anderen Mappen werden nur Gesamt- bzw. Jahreswerte dargestellt. Teil A fasst die Ergebnisse aller Profit-Center zusammen, Teil B zeigt die Ergebnisse der Zentrale, Teil C stellt das Unternehmensergebnis insgesamt inklusive Umsatzrendite vor und nach Steuern dar (s. Abb.3). Durch die Deckungsbeiträge und –grade ist sofort zu sehen, welche Profit-Center wie profitabel agieren. Im Beispiel ist zu erkennen, dass Fahrzeug 1 deutlich weniger Ertrag erwirtschaftet als die anderen Fahrzeuge. Hier muss den Ursachen nachgegangen und nach Möglichkeiten gesucht werden, die Profitabilität von Fahrzeug 1 zu erhöhen.
Abb. 3: Abschnitte A bis C des Datenblatts "Gesamt"
Auch wenn ein Unternehmen profitabel arbeitet, heißt das nicht, dass die Zahlungsfähigkeit (Liquidität) gesichert ist. Schließlich gibt es Geschäftsfälle, die die Liquidität beeinflussen, aber nicht im Gewinn enthalten sind, z. B. Investitionen, Tilgungen oder Entnahmen. Teil D bietet daher die Möglichkeit, für den Gesamtbetrieb die statische Liquidität zu berechnen (s. Abb. 4). Statisch bedeutet, dass es sich um eine Stichtagsbetrachtung handelt, die nicht alle Sachverhalte berücksichtigt, z. B. Fälligkeiten. Zudem wird die Liquidität nur auf Jahresbasis dargestellt. Dennoch ist es zumindest möglich, eine grundlegende Einschätzung der Liquidität vorzunehmen.
Abb. 4: Abschnitt D des Datenblatts "Gesamt"
So arbeiten Sie mit der Datei
Soll ein Plan-Ist-Vergleich erstellt werden, muss die Datei kopiert werden, damit es je eine Version mit Plan- und eine Version mit Istzahlen gibt. Eine Gegenüberstellung der Zahlen in einer Datei ist nicht vorgesehen.
Umfangreiche Anwendbarkeit des Tools
Die Datei ist universell für kleine Firmen mit bis zu 10 Profit-Centern einsetzbar. Statt der Bezeichnungen und Eingaben für die Fahrzeuge müssen die Profit-Center-Namen für den jeweiligen Betrieb sowie ggf. Umsatz- und Kostenarten angepasst werden. Damit können auf einfache Weise z. B. auch Handels- oder Produktionsbetriebe in dieser Struktur abgebildet und in der Profitabilität miteinander verglichen werden.