Praxis-Beispiele: Berufskraftfahrer / 2 Spesenberechnung, Fernfahrer

Sachverhalt

Ein Berufskraftfahrer im Fernverkehr verlässt am Sonntag um 21:00 Uhr seine Wohnung und fährt zum Betriebshof des Arbeitgebers, um dort den beladenen Lkw zu übernehmen. Um 22:00 Uhr beginnt er eine mehrtägige Auswärtstätigkeit im Inland und kehrt am Mittwoch wieder zum Betriebshof zurück.

• Sonntag, 21:00 Uhr: Verlassen der Wohnung zur vorgegebenen Tour.
• Montag: Abladen des Lkws in Frankfurt und Weiterfahrt nach Hanau, um dort neu beladen zu werden.
• Dienstag: Abladen des Lkws in Nürnberg und München und mit neuer Beladung an der letzten Abladestelle.
• Mittwoch: Abladen beim Kunden in Ingolstadt und Rückfahrt zum Firmensitz. Um 20:00 Uhr kommt er am Betriebshof und um 21:00 Uhr in der Wohnung an.

Welche steuerfreien Verpflegungsmehraufwendungen (Tagesspesen) kann der Arbeitgeber für diesen Zeitraum steuerfrei zahlen?

Ergebnis

Der Arbeitnehmer übt mit dem Verlassen der Wohnung bis zur Rückkehr in die Wohnung eine Fahrtätigkeit aus. Berufskraftfahrer haben am Betriebssitz des Arbeitgebers keine erste Tätigkeitsstätte. Es handelt sich bei dem Betriebssitz um einen Sammelpunkt. Etwas anderes gilt nur, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Betriebssitz arbeitsrechtlich als erste Tätigkeitsstätte zuordnet.

Verpflegungsmehraufwendungen können vom Arbeitgeber steuerfrei gezahlt werden. Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann der Arbeitgeber ohne Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von 14 EUR steuerfrei zahlen. Wird die Pauschale nicht oder nicht in voller Höhe gezahlt, kann der Arbeitnehmer die Pauschale oder den restlichen Teil der Pauschale als Werbungskosten geltend machen. Es ist unerheblich, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt.

Ist der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend, ist die Zahlung einer steuerfreien Pauschale von 28 EUR für Verpflegungsmehraufwendungen möglich.

Eine Einzelnachweisabrechnung der Verpflegungsmehraufwendungen ist ausgeschlossen. Es dürfen lediglich die Pauschalen steuerfrei erstattet bzw. in der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Berufskraftfahrern entstehen üblicherweise während einer mehrtägigen beruflichen Tätigkeit im Zusammenhang mit einer Übernachtung im Kraftfahrzeug Mehraufwendungen, z. B. Gebühren für die Benutzung der sanitären Einrichtungen (Toiletten sowie Dusch- oder Waschgelegenheiten) oder Park- und Abstellgebühren auf Raststätten und Autohöfen, Aufwendungen für die Reinigung der eigenen Schlafkabine.

Hierfür kann der Arbeitgeber einen Pauschbetrag i. H. v. 9 EUR pro Kalendertag, zusätzlich zu den Verpflegungspauschalen, steuerfrei erstatten. Die Pauschale ist an die Verpflegungspauschalen für mehrtägige Auswärtstätigkeiten geknüpft und kann bei einer Abwesenheit von 24 Stunden auch für An- und Abreisetage gezahlt werden, an denen die Abwesenheit unter 24 Stunden liegt.