Personalakte / 4.2.3 Durchführung der Einsichtnahme

Der Beschäftigte kann vom Arbeitgeber jederzeit die Einsichtnahme in die Personalakten verlangen. Der Zeitpunkt der Einsichtnahme muss dem Arbeitgeber jedoch zumutbar sein. Er kann daher die Rücksichtnahme auf die betrieblichen Verhältnisse verlangen und muss die Personalakte nicht zur Unzeit bereitstellen.

Die Einsichtnahme in die Personalakte findet in aller Regel während der Arbeitszeit des Beschäftigten statt. Für die Zeit der Einsichtnahme darf keine Kürzung der Arbeitszeit vorgenommen und das Arbeitsentgelt nicht gemindert werden. Der Arbeitgeber kann den Beschäftigten nicht auf Pausenzeiten oder den Feierabend verweisen. Es besteht hingegen kein Anspruch auf zusätzliche Entgeltzahlung oder Anrechnung auf die Arbeitszeit, wenn die Akteneinsicht außerhalb der Arbeitszeit des Beschäftigten erfolgt.

Die Dauer der Einsichtnahme bestimmt sich nach der dafür erforderlichen Zeit.

Der Beschäftigte ist berechtigt, während der Einsichtnahme Notizen und Abschriften seiner Personalakte anzufertigen. Das Recht zur Anfertigung von Notizen und Abschriften ist eingeschränkt durch Rechte Dritter. Beziehen sich Vorgänge etwa auch auf andere Beschäftigte oder beinhalten sie Geschäftsgeheimnisse des Arbeitgebers, ist der Beschäftigte nur berechtigt, Notizen und Abschriften von den ihn betreffenden Inhalten herzustellen. Der Beschäftigte ist nicht berechtigt, eigenmächtig, also ohne die Zustimmung des Arbeitgebers, Kopien zu erstellen und/oder Fotos mit seinem Smartphone aufzunehmen. Zum Recht nach § 3 Abs. 5 Satz 3 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 3 TV-L Auszüge oder Kopien aus der Personalakte zu erhalten siehe näher Abschnitt 4.4.

Die Einsichtnahme findet im Regelfall an dem Ort statt, wo die Personalakte verwaltet wird. Weicht die Arbeitsstätte des Beschäftigten hiervon ab, sind ihm die Akten...