Personalakte / 4.1.3 Form der Personalaktenführung

Sandra Kunert

Auch hinsichtlich der Form der Aktenführung gibt es keine Regelungen. Es liegt im Organisationsermessen des Arbeitgebers, in welcher Form er Personalakten führt.^{^[1]} Allein der Arbeitgeber entscheidet über die Art und Weise der Personalaktenführung.^{^[2]} War früher noch die Aktenführung in Papierform Standard, sind aufgrund der Digitalisierung elektronische Akten mittlerweile weit verbreitet. Zulässig ist auch eine hybride Form der Personalaktenführung, bei der digitale und papiergebundene Akten kombiniert werden; sie dürfte gegenwärtig die in der Praxis vorherrschende Variante darstellen.

Hinweis

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich frei in der Entscheidung, in welcher Form er die Personalakten führt. Für bestimmte Unterlagen sind jedoch zwingende gesetzliche Formvorschriften zu beachten.

Im öffentlichen Dienst schreibt § 2 Abs. 1 TVöD bzw. TV-L vor, dass der Arbeitsvertrag schriftlich abgeschlossen wird. Diese Regelung stellt jedoch kein konstitutives Formerfordernis dar, sondern lediglich eine Ordnungsvorschrift. Daher ist ein mündlich abgeschlossener Arbeitsvertrag auch unter der Geltung des TVöD rechtswirksam. Im Gegensatz dazu ist das Schriftformerfordernis für Nebenabreden nach § 2 Abs. 3 TVöD bzw. TV-L als echtes Wirksamkeitserfordernis ausgestaltet.

Gemäß § 2 NachwG musste der Arbeitgeber bis Ende 2024 die wesentlichen Vertragsbedingungen noch zwingend schriftlich niederlegen – also in Papierform und mit Original-Unterschrift ("wet ink") – und dem Beschäftigten aushändigen. Die digitale Übermittlung war durch das Gesetz explizit untersagt. Durch das am 1.1.2025 in Kraft getretene Bürokratieentlastungsgesetz IV kann der Nachweis nunmehr auch in Textform gemäß § 126b BGB erfolgen, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden ka...

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