Stellvertreter oder Organ
Die Kündigung kann durch den Arbeitgeber als Kündigungsberechtigtem selbst erfolgen oder durch einen von ihm bevollmächtigten Vertreter. Unterzeichnet ein Vertreter des Arbeitgebers das Kündigungsschreiben, muss in diesem ein Zusatz auf das Vertretungsverhältnis hinweisen. Zur Vorlage einer Vollmachtsurkunde, die dringend anzuraten ist, siehe sogleich.
Ist der Arbeitgeber eine juristische Person, etwa eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft (AG), handelt diese grundsätzlich durch ihre Organe. Nach § 35 Abs. 1 GmbHG wird die GmbH durch den Geschäftsführer gerichtlich und außergerichtlich vertreten. Bei der AG ist dies nach § 78 Abs. 1 AktG der Vorstand. Zu beachten ist insoweit, ob eine Einzel- oder Gesamtvertretungsbefugnis vorliegt.
Zwei gesamtvertretungsberechtigte Geschäftsführer einer GmbH (Vorstände einer AG) können ihre Gesamtvertretung in der Weise ausüben, dass der eine den anderen intern zur Abgabe einer Willenserklärung ermächtigt und der zweite allein die Kündigungserklärung abgibt. In diesem Fall gelten die nachstehenden Grundsätze zu einer Vollmachtsvorlage.
Zurückweisung mangels Vollmacht
In § 167 Abs. 2 BGB ist zwar geregelt, dass die Vollmacht grundsätzlich nicht der (Schrift-)Form bedarf, die für das Rechtsgeschäft (Kündigung) bestimmt ist. Jedoch ist für die Praxis dringend zu empfehlen, eine Kündigungsbevollmächtigung schriftlich zu erteilen. Denn legt der (mündlich oder schriftlich) bevollmächtigte Vertreter der Kündigungserklärung nicht eine schriftliche Vollmacht bei, kann der Gekündigte die Kündigung aus diesem Grund – d. h. mangels Vorlage einer Vollmacht – unverzüglich zurückweisen. Die Kündigung ist bei ordnungsgemäßer Zurückweisung unwirksam und muss ggf. wiederholt werden.
"Unverzüglich" bedeutet dabei nicht "sofort", sondern nur "ohne schuldhaftes Zögern". Dem Gekündigten steht damit eine gewisse Zeit zur Überlegung und Einholung von Rechtsrat zur Verfügung. Die Frist hängt vom Einzelfall ab, wobei eine Woche regelmäßig noch angemessen sein wird, und 3 Wochen zu lang sind. Liegen keine besonderen Umstände vor, soll eine Zurückweisung nach mehr als einer Woche nicht mehr unverzüglich sein. Weist der gekündigte Arbeitnehmer die Kündigung nicht persönlich zurück, sondern seinerseits durch einen Vertreter, z. B. einen Rechtsanwalt, hat dieser dabei wiederum dem Arbeitgeber eine ihn legitimierende Originalvollmacht des Arbeitnehmers als Vertretenem vorzulegen. Erfolgt dies nicht, kann nunmehr der Arbeitgeber die Zurückweisung der Kündigung wegen fehlender Vollmachtsvorlage seinerseits unverzüglich zurückweisen.
Keine Zurückweisung bei Kenntnis von Kündigungsvollmacht
Nach § 174 Satz 2 BGB ist die Zurückweisung der Kündigung durch den Arbeitnehmer ausgeschlossen, wenn der Arbeitgeber als Vollmachtgeber den Arbeitnehmer von der Bevollmächtigung seines Vertreters in Kenntnis gesetzt hatte. Dies ist z. B. der Fall, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer mitgeteilt hat, ein bestimmter Vorgesetzter dürfe eine Kündigung aussprechen. Das kann sich auch aus den Umständen ergeben. Es gibt aber keinen Erfahrungssatz, dass die Befugnis zur Einstellung auch die Befugnis zur Entlassung mit umfasst.
Einer Mitteilung nach § 174 Satz 2 BGB steht es gleich, wenn der Kündigungsberechtigte (Arbeitgeber) den Vertreter in eine Stellung berufen hat, die üblicherweise mit einer Kündigungsvollmacht verbunden ist. Mit der Bestellung eines Personalleiters hat der Arbeitgeber regelmäßig nach außen sichtbar die Bevollmächtigung zur Kündigung verknüpft. Die Kündigung durch den Leiter der Personalabteilung bedarf deshalb nicht der Vorlage einer schriftlichen Vollmacht. Dies gilt auch dann, wenn der Personalleiter im Innenverhältnis, z. B. aufgrund einer internen Geschäftsordnung, bei der Ausübung der Kündigungsbefugnis beschränkt ist. Es genügt allerdings nicht, dass sich der Personalleiter selbst gegenüber der Belegschaft als solcher und als kündigungsberechtigt bezeichnet. Notwendig ist, dass der Arbeitgeber ihn den Mitarbeitern als Personalleiter präsentiert. Ein Sachbearbeiter oder Referatsleiter innerhalb der Personalabteilung muss grundsätzlich eine Vollmachtsurkunde vorlegen bzw. der Kündigung beifügen.
Bevollmächtigung des Personalleiters
Ist der Personalleiter oder eine andere Person, die für den Ausspruch von Kündigungen in Betracht kommt, nicht ohnehin als Prokurist kündigungsberechtigt, sollte die Belegschaft durch die Geschäftsführung in regelmäßigen Abständen – z. B. einmal jährlich – über die Kündigungsbefugnis unterrichtet werden. Über elektronische Kommunikationsmittel (z. B. Rund-E-Mail) lässt sich dies unbürokratisch vornehmen. Zudem gestattet dies auch noch später den Nachweis, welche Arbeitnehmer im E-Mail-Verteiler enthalten waren und die E-Mail daher erhalten haben.
Kündigt der gesetzliche alleinvertretungsberechtigte Vertreter (Geschäftsführer der GmbH, Vorstand der AG), ist für eine Zurückweisung nach § 174 BGB kein Raum. Auch ein Prokur...