Onboarding-Projekt einführen und umsetzen / 3.3 Onboarding-Prozess modellieren

Diese Phase ist das Kernstück des Projekts. Es hat sich bewährt, den Onboarding-Prozess nach Personas gegliedert zu erarbeiten und in einer übersichtlichen Form abzubilden. Wir nutzen dabei das übersichtliche und komplexitätsreduzierende Design einer Metro Map: Jede Persona (d. h. die Prozessbeteiligten, die in der o. g. Passenger Map erarbeitet wurden, z. B. Onboardee, Führungskraft, HR u. v. a.) wird als eine "U-Bahn-Linie" dargestellt, bei der es Haltestellen (Aktionen) und Knotenpunkte (Interaktionen) der unterschiedlichen Linien gibt. Die Visualisierung hilft enorm, um transparent zu machen, bei welchen Aufgaben jeder Beteiligte involviert ist, wie die Prozessbeteiligten voneinander abhängen, welche Touchpoints existieren und wer mit wem wann kommunizieren muss. So kann gemeinsam der neue (oder optimierte) Prozess modelliert werden. Im Unterschied zu häufig unverständlichen, zumindest aber unübersichtlichen Flowcharts, bildet eine Metro Map das gesamte Ökosystem der Rollen und Prozesse sehr übersichtlich und innovativ ab. Je nach Bedarf können die unterschiedlichen Beteiligten sich das ganze Gefüge anschauen (auch um zu verstehen, welche Auswirkungen ihre Aufgaben auf andere Rollen und Prozesse haben) oder nur jene U-Bahn-Linie bzw. Linienabschnitt, der sie betrifft.

Es ist unerlässlich, von jeder Persona mind. einen Teilnehmer im Workshop zu integrieren. Der Zeitaufwand beträgt (je nach Unternehmensgröße) ca. 6-12 Stunden inkl. Diskussion und Dokumentation, je nachdem, ob der Prozess komplett neu designed werden soll oder auf Basis einer sog. Best-Fit Metro Map erarbeitet wird.