Machen Sie sich Gedanken darüber, was der neue Kollege über das Gesamtunternehmen (Struktur, Organisation, Organigramm, Unternehmensziele, Führungsleitlinien, betriebliche Umgangsformen, Arbeitsstil etc.) wissen muss. Diese Informationen sollten dem Mitarbeiter via Intranetlinks, Onboarding-Plattform, Begrüßungsmappe, o. Ä. bereitgestellt werden und auch in einem der Mitarbeitergespräche kommuniziert werden. Auch über die Produkte und Dienstleistungen muss der neue Kollege umfassend informiert werden.
Bewährt haben sich fachliche Informationsveranstaltungen die meist von HR übergreifend für alle neue Kollegen innerhalb eines bestimmten Zeitraums organisiert werden, z. B.in Form von Knowledge Cafés oder Welcome Days: Verschiedene Abteilungen berichten parallel an einzelnen Stationen, die man durchläuft, kurz über ihre jeweiligen Projekte. So bekommen die Neuen ein Gefühl dafür, was alles "läuft" und knüpfen erste Kontakte, welche sie bei weiterführendem Interesse selbständig ausbauen können.
Die Führungskraft kann die fachliche Integration unterstützen:
- Klären Sie mit dem neuen Mitarbeiter frühzeitig seinen Verantwortungsbereich und den ihm zustehenden Handlungsspielraum ab. Klare Zuständigkeiten vermeiden Kompetenzüberschreitungen und der neue Mitarbeiter weiß, für welche Aufgaben er verantwortlich ist.
- Lernziele festlegen und überprüfen: Der Ablauf und die Lernziele der ersten Einführungsmonate werden im Einarbeitungsplan festgelegt und mit dem Mitarbeiter besprochen. Bei Nicht-Erreichen bestimmter Lernziele kann dadurch besser nach den Ursachen geforscht und konstruktive Lösungen entwickelt werden, um die Lernziele bis zur Beendigung der Probezeit zu erreichen. Nur so kann eine fundierte Übernahmeentscheidung getroffen werden.
- Schulungsmaßnahmen vereinbaren: Unternehmensspezifische Software oder Systeme erfordern meistens fachliche Schulungen bei neuen Mitarbeitern. Organisieren und vereinbaren Sie schon vor Eintritt des neuen Mitarbeiters zielgerichtete Maßnahmen. Evtl. lassen sich mehrere neue Mitarbeiter in einer Schulung zusammenfassen. Diese Termine können bereits im Einarbeitungsplan terminiert werden. Das erzeugt beim Onboardee Sicherheit und drückt auch ein hohes Maß an Wertschätzung seitens des Unternehmens aus.
- Regelmäßige Gespräche und Feedback: Aufgaben und Arbeitsergebnisse werden besprochen Sie geben der Führungskraft die Möglichkeit, die Integration des neuen Mitarbeiters als Starthelfer und Coach zu begleiten und auf mögliche Hindernisse schnell zu reagieren. Später dienen diese Meilensteingespräche als Basis für eine fundierte Übernahmeentscheidung.
Stellen Sie durch eindeutige Informationen sicher, dass der neue Mitarbeiter sich ausreichend informiert und damit sicher fühlt. Ermuntern Sie ihn, auch selbst die Initiative zu ergreifen und sich aktiv um seine Qualifikation und Integration zu kümmern.
Das Ziel der fachlichen Einarbeitung ist erreicht, wenn der neue Mitarbeiter rasch und effizient in seinem neuen Arbeitsumfeld mitarbeiten kann.