Prof. Dr. Klaus-Michael Ahrend
Zusammenfassung
Dieser Beitrag basiert auf dem Grundbeitrag "Nachhaltigkeit – eine Einführung für Steuerkanzleien" und ist einer von mehreren Beiträgen mit konkreten Handlungsleitfäden für das Erkennen und die Umsetzung von Maßnahmen in Ihrer Steuerkanzlei. Er zeigt Ihnen Ansatzpunkte für die Nutzung von modernen digitalen und nicht-digitalen Ansätzen für das Management Ihrer Steuerkanzlei. Damit können konkrete Maßnahmen abgeleitet werden, die zu Vorteilen für die Umwelt, für die Zusammenarbeit und für das Ergebnis der Steuerkanzlei führen. Die Handlungsmöglichkeiten konzentrieren sich auf die Bereiche Digitalisierung und Nachhaltigkeit, New Work: flexibel und gesund sowie zeitgemäße Weiterbildung. Die Maßnahmen können unabhängig von der Größe der Steuerkanzlei umgesetzt werden. Für eine bessere Lesbarkeit wird auf die Verwendung von weiblicher und männlicher Form in diesem Beitrag verzichtet.
1 Digitalisierung und Nachhaltigkeit
Während die Digitalisierung im engeren Sinne die Transformation von analogen Informationen in digitale Daten bezeichnet, steht der Begriff im weiteren Sinne für die Anwendung von modernen Technologien der Informations- und Kommunikationstechnik (unter Einbezug von digitalen Daten).
| Merksatz: Die neuen Technologien ermöglichen die Weiterentwicklung oder sogar teilweise Digitalisierung der bestehenden Geschäftsmodelle der Steuerkanzlei. |
In einem zeitgemäßen Verständnis wird die nachhaltige Entwicklung einer Steuerkanzlei durch technologische Lösungen aus der Nutzung von Informations- und Telekommunikationstechnologien unterstützt. Die Digitalisierung ermöglicht neue Ansätze, die über die Möglichkeiten von analogen Maßnahmen hinausgehen. Während sich analoge Ansätze wie das Energiesparen, die Wahl von ökologischeren Verkehrsmitteln oder die Beschaffung von ressourcensparenden Geräten lohnen können, liegt der Vorteil von digitalen Ansätzen häufig in der Radikalität ihrer Wirkung. Nachfolgende Tabelle zeigt einige relevante Beispiele von digitalen Maßnahmen sowie ihre Umweltwirkung und ihre wirtschaftliche Wirkung.
| Bereich |
Beispiel |
Umweltwirkung |
Wirtschaftliche Wirkung |
| Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung |
Digitaler Versand und Empfang von Rechnungen |
Deutliche Ressourceneinsparung |
Einsparung durch beschleunigte Verbuchung bzw. schnelleren Rechnungsversand, sichere elektronische Ablage |
| Dokumentenmanagement |
Digitalisierung von Dokumenten |
Ressourceneinsparung durch entfallende Kopien |
Einsparung von Druck- und Suchkosten, Durchsuchbarkeit vieler Dokumente, sichere elektronische Ablage |
| Dokumentenversand |
Nutzung von Cloud-Services oder E-Mail-Versand |
Deutliche Ressourceneinsparung |
Einsparung von Druck- und Versandkosten |
| Weiterbildung |
Nutzung von e-Learning-Angeboten am Arbeitsplatz |
Deutliche Ressourceneinsparung, kein Reisebedarf |
Einsparung von Reise- und Übernachtungskosten, hohe Aktualität des Wissens |
| Wissensmanagement |
Zugriff auf Datenbanken zu steuerlichen Gerichtsentscheidungen |
Ressourceneinsparung |
Einsparung durch beschleunigte Prozessbearbeitung |
| Dezentrales Arbeiten |
Angebot von Home-Office oder Mobile Work |
Ressourceneinsparung, weniger Reisetätigkeit |
Stärkung der Mitarbeiterbindung durch bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf |
| Energieeffizienz am Arbeitsplatz |
Nutzung von smarten Thermostaten (je Büro) und Bewegungsmeldern |
Energieeinsparungen |
Minderung der Energiekosten |
Tab. 1: Beispiele für digitale Maßnahmen für mehr Nachhaltigkeit in der Steuerkanzlei
Inwieweit die Digitalisierung auch Vorteile für den sozialen Zusammenhalt liefert, bleibt abzuwarten. Den Vorteilen der damit neu geschaffenen Arbeitsplätze und der Automatisierung von Routineaufgaben zur Entlastung von Beschäftigten stehen der mögliche Arbeitsplatzabbau und eine zunehmende Anonymisierung von Dienstleistungen gegenüber. Bei komplexen Mandaten der Steuerkanzlei wird die Digitalisierung auch weiterhin eine nur untergeordnete Rolle spielen. Entsprechend relevanter wird die Pflege und der Aufbau von Kundenbeziehungen zu Mandanten mit einem breiten Spektrum an Beratungsbedarf.
Eine gewisse Merkwürdigkeit liegt in der Tatsache begründet, dass viele der Mandanten, mit denen eine Steuerkanzlei zusammenarbeiten kann, stark an der Optimierung ihrer Steueraufwandsquote interessiert sind. Insbesondere einige große Unternehmen versuchen hohe Gewinne durch Verrechnungspreise und andere Transfermechanismen in Länder mit niedrigen Steuersätzen zu überführen. Es gebietet auch die ökonomische (und soziale) Nachhaltigkeit, dass solche Praktiken ein Ende finden. Wo möglich sollten Unternehmen bevorzugt werden, die sich als ehrbare Steuerzahler positionieren. Schließlich werden mit den fiskalischen Einnahmen große Teile des Rechtsstaats, der Infrastruktur, der Daseinsvorsorge und der internationalen Zusammenarbeit ermöglicht. Ohne Steuern würden nicht nur Gesellschaften in Probleme geraten, sondern auch die steueroptimierenden Digitalunternehmen.
2 Lean Management als Grundlage
Die Basis für die Digitalisierung im Unternehmen ist ein klares Verständnis der Prozesse. Dabei sollte sich die Steuerkanzlei bewusst sein, welche...