Moderne Budgetierung umsetzen: Integration (Teil 3 von 4) / 3.4 IT entsprechend dem integrierten Planungsprozesses gestalten

Planungsprozesse müssen durch entsprechende IT-Tools unterstützt werden, die unter Beachtung der aus der Unternehmensstrategie abgeleiteten Gestaltungsziele der IT-Lösung und insbesondere der auf das jeweilige Unternehmen wirkenden Umfeldfaktoren auszuwählen sind. Die "richtige" IT-Unterstützung ist ein Thema, das viele Unternehmen beschäftigt. Während Klein-Unternehmen oftmals in einer Excel-Umgebung arbeiten, haben Groß-Unternehmen eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme meist aufbauend auf ein ERP-System im Einsatz.

Für eine moderne Budgetierung muss auch eine entsprechende IT-Unterstützung geschaffen werden. Wichtig ist, dass die IT den definierten Planungsprozessen folgt und nicht Prozesse vorgibt. D.h. das betriebswirtschaftliche Konzept soll Vorrang haben, auch wenn eine Orientierung an Standardprozessen von Systemen natürlich vor allem unter Berücksichtigung von Kosten-Nutzen-Aspekten möglich und sinnvoll ist. Hier ist eine enge Abstimmung von Planungs- (welche Prozesse und Inhalte sind erforderlich bzw. gewünscht) und IT- (was ist möglich bzw. welche Kosten treten auf) Verantwortlichen nötig, um eine gute Lösung zu finden.

Zur Beschleunigung verteilter Planungsaufgaben sollte eine zentrale Prozesssteuerung eingesetzt werden. Die unterschiedlichen Anforderungen aus zentraler Sicht (u. a. Planungsrahmen und Monitoring des Workflows) und dezentraler Sicht (u. a. hohe Modellindividualität und hoher Eingabekomfort) sind zu berücksichtigen. Die Integration von strategischer und operativer Planung soll auch durch die IT unterstützt werden. Für weitere Informationen wird auf das White Paper IT-Umsetzung der Modernen Budgetierung verwiesen.^[1]

Folgendes Beispiel soll eine mögliche an das entsprechende Unternehmen angepasste Lösung verdeutlichen: Bei einem Sensorenhersteller mit rund 5.000 Mitarbeitern wird das ERP-System (SAP) für die unternehmensweite Datenhaltung und -verarbeitung und für die systemtechnisch unterstützte Planung genutzt, die Eingabe ist jedoch in eine Excel-Applikation ausgelagert. In dieser Excel-Applikation sind verschiedene Sichten abgedeckt (Investitionen, AfA, ILV, Mitarbeiter, Projektplanung, Personalkalkulation). Sie bietet die bekannte Excel-Funktionalität und Oberfläche, was die Handhabung erleichtert und die Flexibilität erhöht. Die Daten werden in das ERP importiert und dort weiterverarbeitet. Die Berichterstattung erfolgt über das ERP-System.