Mit postdigitalen Perspektiven die Zukunft der Kanzlei ( ... / 2.5 Team, Kompetenzen & interne Kommunikation

Kompetenz- und Teamentwicklung ist wohl die komplexeste Zukunftsherausforderung. Hier gehen Kanzleien ganz innovative Wege, die jeweils eine Mischung aus Ansätzen auf verschiedenen Ebenen beinhalten, wie persönliche Kompetenz, interne Kommunikation zur Stärkung des Erfahrungsaustauschs, Aufbau neuer Strukturelemente (wie z.B. Innovationsteams oder Projektmanagement). Ganz wichtig dabei ist bewusstes Lernen und Erfahrungsaustausch zur Arbeit in Mandantenprojekten zu neuen Tools oder (weiter-)entwickelten Dienstleistungen der Kanzlei.

• Schulung Software: Bei Softwareschulungen haben Kanzleien in ihrem Digitalisierungsprozess auf unterschiedliche Strategien gesetzt. Für die einen funktionierte das Ausnutzen des Standard-Schulungsprogrammes der Softwareanbieter sehr gut, andere entwickelten für die Kanzlei individuelle Schulungsprogramme mit den Softwarefirmen, wieder andere setzen komplett auf eigene interne Schulungen mit Hilfe der eigenen IT- und Softwareexperten sowie der erfahrenen Mitarbeiteren. Hier gilt es also, die individuelle Strategie für die Software-Schulung den Bedürfnissen des Teams und der Kanzlei anzupassen.
• Spezialistenrollen entwickeln, transparent machen und stärken: Durch den Digitalisierungsprozess haben Kanzleien entweder gezielt und planvoll oder als Ergebnis neue Rollen und Spezialisten hervorgebracht. Diese dienen als Ansprechpartner für andere Mitarbeiter, entlasten mit ihrer Kompetenz die Kanzleileitung und sind meist auch die Schnittstelle, an der neues Know-how und neue Ideen von draußen in die Kanzlei hineingetragen werden.

• Fördern und alle mitnehmen: Neben der Bildung von Spezialisten- und Expertenrollen der Kanzlei ist es wichtig, das gesamte Team mitzunehmen. Kanzleien haben hier auf zwei unterschiedliche Strategien gesetzt:

  1. in einem kleinen Team mit der Digitalisierung anfangen und dann auf das ganze Team ausrollen,
  2. von Anfang an mit dem gesamten Team an der Digitalisierung arbeiten.

  Beide Strategien haben etwas für sich, Mischformen sind denkbar. Entscheidend ist, dass relativ schnell alle Mitarbeiter mit im Boot sitzen. Neben dem Teamaspekt ist dabei vor allem die individuelle Förderung und Personalentwicklung einzelner Mitarbeiter erfolgreich.

• Praxistauglich – Kompetenzentwicklung am konkreten Mandantenprojekt: Auch wenn es naheliegend ist – das Augenmerk auf diesen Punkt ist entscheidend. Im Team wird Kompetenz in digitaler Arbeitsweise aufgebaut, wenn an konkreten Aufgaben für Mandanten gearbeitet wird. Hier ist es also wichtig, dass gezielt alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, beispielsweise an Testprojekten mitzuarbeiten oder digitale Fragestellungen für Mandanten zu lösen. Das geht insbesondere mit dem Blick auf die Prozesse bei Mandanten einher, diese zu hinterfragen und zu verstehen, um erst im zweiten Schritt nach digitalen Antworten zu suchen. Mitarbeiter tun sich leichter mit diesem Vorgang, wenn sie an konkreten Mandanten arbeiten.
• ITler ins Team integrieren: Große Gesellschaften machen das seit Jahren, viele andere Kanzleien in der Zwischenzeit auch: (steuer)fachfremde ITler – Informatiker oder Wirtschaftsinformatiker – in der Kanzlei einstellen. Das ist ein Trend, der in anderen Ländern bereits viel weiter fortgeschritten ist als in Deutschland. Große Gesellschaften und Netzwerkstrukturen haben hier prinzipiell Vorteile, aber auch mittlere Kanzleien arbeiten immer mehr mit einem eigenen IT-Team. Die Integration dieses Teams und die Ausgestaltung der Aufgaben sind in der Praxis sehr unterschiedlich und entsprechend der Digitalisierungsstrategie der Kanzlei ausgerichtet. Genauso wichtig wie das interne IT-Team ist die bewusste Gestaltung der Zusammenarbeit mit externen IT-Partnern