Lohnkonto / Sozialversicherung

1 Entgeltunterlagen

1.1 Arbeitnehmer

Für jeden Beschäftigten sind Entgeltunterlagen zu führen, unabhängig davon, ob er versicherungspflichtig ist. Die Führung der Entgeltunterlagen betrifft also auch versicherungsfreie Beschäftigte (u. a. Minijobber). Die Entgeltunterlagen sind in deutscher Sprache zu führen. Alle Angaben sind vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzunehmen. Die Entgeltunterlagen sind innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten.

In Fällen, in denen ein Arbeitgeber keinen Sitz in der Bundesrepublik Deutschland hat, hat er zur Erfüllung der Aufzeichnungspflichten einen Bevollmächtigten mit Sitz im Inland zu bestellen.^{^[1]}

Achtung

Konsequenz bei nicht ordnungsgemäßer Aufzeichnungspflicht

Wenn die Aufzeichnungspflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt ist und dadurch die Versicherungs- oder Beitragspflicht nicht eindeutig festgestellt werden kann, ist bei einer Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung der Beitrag ggf. von der Summe der Arbeitsentgelte zu ermitteln.

[1] § 28f Abs. 1b SGB IV.

1.2 Haushaltsscheckverfahren

Arbeitgeber, die das Haushaltsscheckverfahren anwenden, sind für die von ihnen im Privathaushalt beschäftigten Arbeitnehmer von der Führung der Entgeltunterlagen freigestellt. Dies gilt auch für die erweiterte Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG.^{^[1]}

[1] § 28f Abs. 1 Satz 2 SGB IV.

1.3 Bestandteile

Die Entgeltunterlagen umfassen alle Unterlagen, die Aufschluss geben über

die Entgeltabrechnungsdaten des Arbeitgebers,
die individuellen Entgeltabrechnungsdaten der Arbeitnehmer,
die Zusammensetzung der monatlichen Arbeitsentgelte,
die ordnungsgemäße Erstattung der Meldungen sowie
die Krankenkassenzugehörigkeit.

Die Daten der einzelnen Abrechnungsergebnisse der jeweiligen Arbeitnehmer sind je Kalenderjahr als Jahreslohnkonto oder Sammlung von Lohn-/Gehaltsabrechnungen elektron...

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