Lohn- und Gehaltskonto: Führung und Dokumentation / Lohnsteuer

1 Aufzeichnungspflicht

Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto führen.^[1] Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer beschränkt oder unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist.

Der Begriff "Lohnkonto" ist irreführend: Darunter ist nicht das buchhalterische Konto "Löhne" zu verstehen, sondern mit diesem Begriff werden vielmehr insgesamt die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers bezeichnet. Für jeden Arbeitnehmer muss für das jeweilige Jahr ein einzelnes Lohnkonto geführt werden, in dem nahezu sämtliche mit dem Lohnsteuerabzug zusammenhängenden Daten einzutragen sind. Einerseits dient das Lohnkonto dem Arbeitgeber als Nachweis über die Entgeltabrechnung, andererseits ist das Lohnkonto Grundlage bei Lohnsteuer-Außenprüfungen. Es dient aber auch dem Sozialversicherungsträger als Prüfungsgrundlage. Deshalb sollte das Lohnkonto als zentrale Stelle für sämtliche steuerlich bedeutsamen Informationen und Unterlagen ausgestaltet werden.

Die sozialversicherungsrechtlichen Aufzeichnungspflichten können zwar auch über das Lohnkonto abgewickelt werden, darüber hinaus müssen jedoch noch verschiedene zusätzliche Aufzeichnungspflichten erfüllt werden, die lohnsteuerlich nicht von Bedeutung sind.^[2]

1.1 Fortlaufende Aufzeichnungen

Bei der Führung des Lohnkontos müssen keine besonderen Formvorschriften beachtet werden. Entscheidend ist lediglich, dass das Lohnkonto alle erforderlichen Angaben enthält und dass die Aufzeichnungen fortlaufend, jedoch getrennt für jedes Kalenderjahr geführt und aufbewahrt werden.

Bei der manuellen Entgeltabrechnung werden die Lohnkonten in aller Regel als Karteikarten geführt. Dazu gehörende Nachweise, z. B. Reisekostenabrechnungen, werden als Belege beigefügt. In den Karteikarten werden für jeden Mitarb...