Im Lohnkonto müssen sämtliche steuerfreien Bezüge des Arbeitnehmers getrennt von der laufenden Entgeltzahlung notiert werden. Beispielsweise die nachfolgend aufgeführten Einzelfälle:
- Reisekosten, Verpflegungsmehraufwendungen und andere steuerfreie Auslösungen, auch anlässlich einer doppelten Haushaltsführung,
- Umzugskostenentschädigungen,
- steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Krankenversicherung,
- steuerfreie Beihilfen und Unterstützungen,
- steuerfreie Beitragsleistungen in einen Pensionsfonds, eine Pensionskasse oder zu einer Direktversicherung,
- steuerfreie Sachbezüge, die z. B. wegen der monatlichen 50-EUR-Grenze nicht besteuert werden,
- steuerfreie geldwerte Vorteile bei betrieblicher Sammelbeförderung zur täglichen Arbeit. An die betragsmäßige Eintragung des Werts der steuerfreien Sammelbeförderung nach § 3 Nr. 32 EStG im Lohnkonto ist die Pflichtangabe des Großbuchstabens F in der Lohnsteuerbescheinigung geknüpft. Das Finanzamt kann durch diese Bescheinigung erkennen, ob ein Fall der steuerfreien Sammelbeförderung vorliegt, die den Werbungskostenabzug in der Einkommensteuererklärung ausschließt.
- Arbeitslohn, der aufgrund eines Doppelbesteuerungsabkommens oder aufgrund des Auslandstätigkeitserlasses steuerfrei bleibt, sowie
- weitere steuerfreie Zahlungen wie Werkzeuggeld, Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, Kindergartenzuschüsse, Zuschüsse für die kurzfristige Betreuung von Kindern bis zum 14. Lebensjahr und pflegebedürftigen Angehörigen bei beruflichen Sondersituationen und Übungsleiterpauschalen.
Auf die gesonderte Aufzeichnung im Lohnkonto von steuerfreiem Arbeitslohn mit Ausnahme der nach DBA oder Auslandstätigkeitserlass steuerfreien Bezüge sowie der steuerfreien Sachbezüge kann mit Genehmigung des Betriebsstättenfinanzamts verzichtet werden, wenn die steuerfrei ausbezahlten Beträge anhand anderer Unterlagen zweifelsfrei geprüft werden können.
Getrennte Aufzeichnung der Reisekostenvergütungen
Grundsätzlich müssen die Reisekostenabrechnungen der Arbeitnehmer als Beleg zum Lohnkonto genommen werden.
Die getrennte Aufzeichnung der Reisekostenvergütungen ist nur zulässig, wenn das Betriebsstättenfinanzamt die gesonderte Aufzeichnung der steuerfreien Reisekostenerstattungen außerhalb des Lohnkontos zugelassen hat. Der Arbeitgeber muss die Aufzeichnung außerhalb des Lohnkontos schriftlich beantragen und das Betriebsstättenfinanzamt diesem Verfahren ausdrücklich zustimmen. Durch dieses formelle Genehmigungsverfahren ist im Einzelfall gewährleistet, dass das Finanzamt die Überprüfung der Steuerfreiheit von Reisekostenvergütungen in anderer Weise als im Lohnkonto sicherstellen kann.
Kein Rechtsanspruch auf erleichterte Aufzeichnungspflichten
In der Praxis sind die Aufzeichnungserleichterungen im Zusammenhang mit den lohnsteuerlichen Reisekosten bislang stillschweigend gewährt worden, indem die Lohnsteuer-Außenprüfung in ihren Feststellungen die getrennte Reisekostenabrechnung nicht beanstandet hat. Die Bescheinigungspflicht für bestimmte Reisekosten hätte eine Vielzahl von nachträglichen Anträgen auf Aufzeichnungserleichterungen erfordert, sofern die Finanzämter diese an eine engere Auslegung im Sinne eines schriftlichen Genehmigungsverfahrens geknüpft hätten.
Es ist deswegen von einer stillschweigenden Genehmigung der anderen Aufzeichnung als im Lohnkonto auszugehen, wenn diese Verfahrensweise bereits Gegenstand einer Lohnsteuer-Außenprüfung war und toleriert wurde. Einen Rechtsanspruch auf die praktikable Verfahrensvereinfachung hat der Arbeitgeber allerdings nicht. Nach den gesetzlichen Bestimmungen kann das Finanzamt den Verzicht auf die Bescheinigung der Reisekosten in der Lohnsteuerbescheinigung im Einzelfall auch von einem schriftlichen Antrag abhängig machen.
Gesetzliche Aufzeichnungsbefreiung für steuerfreie Lohnbezüge
Für bestimmte steuerfreie Bezüge mit betragsmäßig geringer Bedeutung sieht der Gesetzgeber eine Befreiung von der Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto vor, um den Arbeitgeber von dem hiermit verbundenen (unverhältnismäßigen) Aufwand zu entlasten. Freiwillige Trinkgelder sowie Vorteile aus der Privatnutzung betrieblicher Telefone und Internetzugang bzw. -nutzung müssen nicht in das Lohnkonto eingetragen werden. Seit 2020 ebenfalls ausgenommen von der Eintragungspflicht sind steuerfreie geldwerte Vorteile aus der Überlassung eines betrieblichen Fahrrads oder E-Bikes sowie für zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährte steuerfreie Vorteile, die für das elektrische Aufladen eines Elektrofahrzeugs und für die zur privaten Nutzung überlassene betriebliche Ladevorrichtung gelten.