Lohn- und Gehaltsabrechnung: Organisation / Entgelt

1 Anlage des Gehaltskontos

Für jeden Arbeitnehmer muss bei Beginn der Beschäftigung ein Lohnkonto ("Gehaltskonto") angelegt und getrennt nach Kalenderjahren geführt werden.^[1] Das Lohnkonto muss alle wichtigen Merkmale enthalten, die arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlich bedeutsam sind. Dazu gehören

• die Lohnbestandteile,
• die Lohnsteuerabzugsmerkmale,
• Angaben zur Versicherungspflicht in den verschiedenen Zweigen der Sozialversicherung sowie
• die einbehaltenen Anteile zur Lohnsteuer und Sozialversicherung.^[2]

Lohnkonten müssen unabhängig von der steuerrechtlichen Veranlagung geführt werden und auch dann, wenn der Arbeitnehmer nicht in allen Sozialversicherungszweigen versicherungspflichtig ist. Der Arbeitgeber prüft, in welchen Zweigen der Sozialversicherung Versicherungspflicht besteht bzw. zu welchen Sozialversicherungszweigen, in welcher Höhe Beiträge abzuführen sind. Entgeltunterlagen können auch auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt werden. Dabei sind eine Reihe von Formvorschriften einzuhalten, die sich aus der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) bzw. für die Lohnsteuer aus den §§ 38–42f EStG ergeben. Der Zugriff auf die Daten muss bei Betriebsprüfungen und Lohnsteuer-Außenprüfungen ohne zeitlichen Verzug möglich sein.^[3]

1.1 Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung des Arbeitslohns

Für die Berechnung der Beitrags- und Steuerabzüge vom Bruttoentgelt muss zuerst die grundsätzliche Abgabenpflicht beurteilt werden. Da der sozialversicherungsrechtliche Begriff des Entgelts nicht immer mit dem im Steuerrecht verwendeten Begriff des Arbeitslohns übereinstimmt, sind hier zahlreiche Besonderheiten zu beachten.

Pauschal versteuerte Bezüge werden unter bestimmten Voraussetzungen aus dem sozialversicherungsrechtliche...