Literaturauswertung AO/FGO/UStG/GewStG/UmwStG/GrEStG/ASt ... / 2.28 § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen)

Das BMF hat mit BMF-Schreiben v. 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269 die GoBD aktualisiert. Die GoBD 2019 enthalten wesentliche Neuerungen. Cloud gestützte DV-Systeme werden wie DV-Systeme behandelt. Bei Verlagerung des Servers ins Ausland ist § 146 Abs. 2a AO zu beachten. Unternehmen sollten sich durch Vertragsklauseln über den Serverstandort absichern. Die bildliche Erfassung von Belegen - auch im Ausland - ist zulässig. Aufzubewahren ist der buchungsbegründende Beleg. Dabei kann es sich auch um das digitale Format handeln. Bei einem ersetzenden Konvertieren muss die Originalversion zwar aufbewahrt werden. Gespeichert werden muss aber grundsätzlich nur noch die Konvertierung. Eine Änderungshistorie der Verfahrensdokumentation muss sichergestellt sein, wobei die Änderungen versionisiert werden müssen. Bei abgeschalteten Systemen, die aufbewahrungspflichtige Daten enthalten, muss nach Ablauf des fünften Kalenderjahrs grundsätzlich nur noch der Z 3-Datenzugriff sichergestellt sein. Die GoBD enthalten für Kleinstunternehmen bis 17.500 EUR Jahresumsatz Erleichterungen. Diese betreffen insbesondere die Verfahrensdokumentatiuon und das einzurichtende IKS. Es besteht grundsätzlich Einzelaufzeichnungspflicht. Ausnahmen gelten bei offenen Ladenkassen und Taxametern. Unbare Geschäftsvorfälle sind grundsätzlich innerhalb von zehn Tagen und bare Geschäftsvorfälle täglich festzuhalten. Korrektur- und Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein.

(so Schütte/Götz, GoBD 2019 - Eine Übersicht über die wesentlichen Neuerungen, DStR 2020, 90)

Das BMF hat mit BMF-Schreiben v. 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269 die GoBD aktualisiert. Eine gesicherte Definition, was unter steuerlich relevanten Daten zu verstehen ist, besteht nicht. Von daher sollte von einem sehr weiten Begriffsverständnis insoweit ausgegangen werden. Bei Neuerwerb von IT-Lösungen ist darauf zu achten, dass diese den GoBD-Anforderungen genügen. Geltung hat dies insbesondere auch bei IT-Eigenentwicklungen. Die Änderungen der GoBD haben insbesondere Auswirkungen bei der Behandlung papierner und elektronischer Rechnungen im Rahmen der USt. Die bildliche Erfassung von Papierdokumenten ist erweitert worden. Sie kann z.B. auch durch Smartphones oder im Ausland erfolgen. Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch eine Speicherung der bildhaften Originalbelege bzw. deren Aufbewahrung entbehrlich. Des Weiteren können bestimmte zollrechtliche Dokumente zwar digitalisiert werden, die Originaldokumente sind aber trotzdem aufzubewahren. Im Rahmen von bargeldnahen Branchen ist die Kassensicherungsverordnung zu beachten. Ab dem 1.1.2020 dürfen nur noch solche elektronischen Kassen verwendet werden, die eine vollständige Speicherung aller steuerlich relevanten Daten ermöglichen. Bei der Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme gelten Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnungspflicht nicht. Des Weiteren müssen ab 2020 auch alle Kassen mit einer TSE ausgestattet sein. Für Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, gilt eine Übergangsregelung bis zum 31.12.2022. Außerdem muss die TSE zertifiziert sein. Aufgrund einer Übergangsregelung wird die Nichteinrichtung einer TSE bis zum 30.9.2020 nicht beanstandet. Ebenfalls umgesetzt werden muss die DSFinV-K bis zum 30.9.2020. Zu beachten ist die Kassenmeldepflicht. Es ist zu empfehlen, Alt-Kassen weiter aufzubewahren. Seitens der FinVerw werden weder Zertifizierungen noch Software-Testate erteilt. Geltung hat dies sowohl im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung als auch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft.

(so Hafner, Neue GoBD: Kommt jetzt die Finanzverwaltung 4.0?, BB 2020, 363)

Das BMF hat mit Schreiben v. 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269 die GoBD aktualisiert. Hinsichtlich der Verfahrensdokumentation finden sich in den GoBD keine Vorgaben. Eine ausdrückliche gesetzliche Grundlage für eine Verfahrensdokumentation existiert ebenfalls nicht. Abgeleitet werden kann die Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation allenfalls aus den Regelungen in § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB bzw. § 145 Abs. 1 Satz 1 AO. Danach kann eine Verfahrensdokumentation nur in dem Umfang verlangt werden, wie dies zum Verständnis der Buchführung erforderlich und notwendig ist. Dies ist eine Frage des jeweiligen konkreten Einzelfalls. Von daher können pauschale Aussagen zur Ausgestaltung einer Verfahrensdokumentation nicht in Betracht kommen. Bei den GoBD handelt es sich um Verwaltungsvorschriften, die nur für die FinVerw bindend sind. Es handelt sich weder um Gesetze noch um GoB. Trotzdem sollten sie, um Auseinandersetzungen mit der FinVerw zu vermeiden, beachtet werden. Im Übrigen ist deren Erfüllung auch Gegenstand von Betriebsprüfungen. Verantwortlich für die Erfüllung der GoBD im Rahmen einer GmbH ist der Geschäftsführer.

(so Schiffers, Aktualisierung der GoBD - Ko...