Ralf Noffke, Ole Schieffer
These 3: Zur Bedienung zukünftiger externer und interner Berichtsanforderungen müssen bestehende IT-Landschaften und Prozesse sinnvoll weiterentwickelt werden.
Der Prozess von der Datenerzeugung bis hin zum Reporting auf Konzernebene folgt in den meisten Unternehmen einem ähnlichen Schema(s. Abb. 4), welches sich in vier Hauptprozesse unterteilen lässt:
- Datenerzeugung
- Datenintegration und Validierung
- Datentransformation [z. B. Aggregation von ESG- oder BEPS-Daten, Konsolidierung/Eliminierung von IC-Finanzdaten]
- Reporting
Abb. 4: Prozessintegration
Um das zukünftig breitere und tiefere Berichtswesen effizient gestalten zu können, sind die Prozesse und die zugehörigen Systeme stark zu integrieren. Beginnend beim transaktionalen Accounting bedeutet dies, dass die Prozessschritte, die die Qualität der Meldedaten für ESG, BEPS und die externe Finanzberichterstattung sicherstellen, bereits in Teilen in die laufende Periode zu ziehen sind und die Verantwortung lokal stärker verankert wird (z. B. im Rahmen der IC-Abstimmung).
Systemlandschaft
Dies umfasst zudem alle Arten von Validierungen der Meldedaten zur Sicherstellung der Datenintegrität. Durch eine Vorverlagerung von Prozessen können Entlastungen für die Datenintegration auf Ebene eines Datawarehouse oder in der Konsolidierung erzielt und Prozesseffizienz gewonnen werden. Zudem führt die Vorverlagerung zu einer sich kontinuierlich verbessernden Datenqualität. Die Systemlandschaft in komplexen Organisationen ist typischerweise in ERP-Systeme, ein Data Warehouse, dieKonsolidierung, ein Disclosure Management Tool sowie in Reporting-Tools unterteilt. Die Systeme hängen eng miteinander zusammen. Die Ausprägung der Integration variiert jedoch auch hier. In Bezug auf die IT-Landschaft sind zentrale Aspekte zu analysieren, um die bestehende IT-Landschaft an den richtigen Stellen anzupassen und ein effizientes Reporting sicherzustellen.
Berichtsprozess
Ein integrierter Berichtsprozess setzt beispielsweise regelmäßige und etablierte Meldewege voraus, um Daten zu sammeln, zu verarbeiten und zu verteilen. Dies ist nicht nur für die Meldung von Abschlussdaten an die Konsolidierung essenziell, sondern gilt genauso für die Meldung relevanter BEPS sowie ESG-Daten. Ziel sollte es hier sein, möglichst automatisierte Meldewege [z. B. über Schnittstellen] für die Datenanlieferung zu verwenden. Abschlussdaten für die Finanzberichterstattung werden schon heute oft direkt aus dem ERP-System über eine Schnittstelle an ein Datawarehouse o. ä. an die Konsolidierung angebunden.
In einen solchen Datenfluss könnten ESG- sowie Steuerdaten integriert und gleichzeitig – an inhaltlich sinnvollen Stellen – mit dem Finanzdatenmodell verknüpft werden. Eine wichtige Abwägung ist jedoch, für welche Daten ein integrierter Transfer in Frage kommt und inwiefern die möglichen Effizienzgewinne den implizierten Integrationsaufwand rechtfertigen. Es sollte nur im Ausnahmefall vorkommen, manuelle Meldewege ergänzend zu verwenden. Dies kann geschehen, sofern z. B. Menge und Meldefrequenz der Daten vertretbar sind und Integrationsambitionen in den Systemen und Prozessen ungehindert bleiben.
Die genannten Meldeprozesse sind mit der bestehenden Vorsystemlandschaft abzustimmen und für alle berichtsrelevanten Daten zu identifizieren. Zunächst gilt es, die existierenden Meldeprozesse auf Ineffizienzen und Redundanzen zu prüfen, bevor neue, integrierte Meldewege etabliert oder bestehende Meldewege angepasst werden. Parallel sollten Prozessdokumentationen entsprechenden Anpassungen unterzogen werden und interne Kontrollsysteme – zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Umsetzung der neuen Prozesse – sind zu erweitern.
Datenspeicherung
Nun schließt sich die Frage an, an welchem Ort Steuer- und ESG-Daten neben den Finanzdaten für die Konsolidierung gespeichert werden sollen. Oft können bestehende Plattformen als "Single Source of Truth" genutzt werden. Neue Plattformen kommen erst dann in Frage, wenn bestehende Lösungen nicht in der Lage sind, die neuen Berichtsanforderungen bedienen zu können. Aus systemischer Sicht bestehen hier mehrere Optionen für den Ort der Datenintegration und als Vorbereitungsstufe für das Reporting. Wird beispielsweise für die Konsolidierung ein BI-Tool verwendet, welches Applikationen für das ESG- und BEPS-Reporting bietet (s. Abb. 5), kommt eine Plattformlösung in Betracht.
Abb. 5: Reporting-Architektur – Plattformlösung
Im Sinne der Integration von Systemen und Prozessen bestehen hier im Vergleich die größten Chancen auf eine erhöhte Berichtseffizienz. Sollte eine ERP-basierte Konsolidierungslösung im Einsatz sein, welche nicht "ESG- oder BEPS-fähig" ist, so ist die Datenintegration in einem Data Warehouse oder in einem speziellen Tool für ESG oder BEPS eine Alternativlösung (s. Abb. 6 & 7).
Abb. 6: Reporting-Architektur – Data Warehouse
Abb. 7: Reporting-Architektur – Dediziertes ESG-Tool
Dank eines dezidierten ESG-Tools entsteht eine einfache Architektur durch Datenaggregation, hohe Flexibilität...