Kommunikationscontrolling / 3.1.5 Eine einfache Präsentationsform entwickeln

Schließlich gehört es zu Ihren Hausaufgaben zu klären, wie die Ergebnisse des Kommunikationscontrollings berichtet werden sollen.

Unter Reporting – synonym verwendet mit Berichtswesen – wird hier die systematische, strukturierte und zeitnahe Versorgung verschiedener Empfänger (Management Unternehmenskommunikation, Top-Management) mit relevanten, empfängergerechten und konsistenten Informationen verstanden.

Abb. 11: Anforderungen an Reporting der Unternehmenskommunikation

Kein Reportingstandard in der Kommunikation

In der Unternehmenskommunikation orientiert sich das Reporting in der Regel an keinem einheitlichen Standard. Berichte sind häufig unübersichtlich aufbereitet.^[1] Zielsetzung sollte es sein, empfängergerechte Informationen zur Steuerung und Entscheidungsunterstützung bereitzustellen. Dafür müssen Sie aus der Menge der in der Unternehmenskommunikation vorliegenden Daten entscheidungsrelevante Informationen herausfiltern und verdichten. Zweckmäßig ist es dabei, vom Ziel her zu denken:

Was ist das Ziel des Berichts?

Soll der Empfänger umfassend oder sehr komprimiert informiert werden? Soll der Empfänger mit den Informationen steuern oder lediglich einen Überblick erhalten?

Wer ist Empfänger und wie viel Zeit hat er zum Lesen?

Welche Position nimmt der Empfänger in der Aufbauorganisation ein? Gehört der Empfänger zum Top-Management, so steht ihm sehr wahrscheinlich sehr wenig Zeit zur Verfügung, um Berichte zu lesen. Außerdem muss er seine Zeit auf viele Berichte aufteilen. Handelt es sich um den Verantwortlichen einer Maßnahme, eines Events, steht diesem wahrscheinlich mehr Zeit zur Verfügung. Er benötigt aber auch mehr Details.

Welche berufliche "Sozialisation" hat der Empfänger?

Welche Berufsausbildung hat der Empfänger? Was wissen Sie über seine Karriere? Die Antwort lässt Rückschlüsse auf seine Affinität für bestimmte Darstellungsformen, wie Text, Zahlen, Charts, zu.

Abb. 11 zeigt wesentliche Eckpfeiler eines erfolgreichen Reporting (Ergebnisse der Fachkreissitzung Darmstadt vom 20.11.2015).

Was den Vorstand interessiert

Wir haben darüber hinaus einige typische Interessenbereiche der verschiedenen Vorstandsressorts zusammengestellt. Sie weisen jeweils Bezüge zur Unternehmenskommunikation auf. Ein Reporting der Leistungen oder Wirkungen des Bereichs bietet sich an (s. Abb. 12).

Reporting mit welchem Ziel?

Wie Daten für ein Reporting aufzubereiten, zu visualisieren und zu kommunizieren sind, hängt vor allem von der Zielsetzung des Reportings und damit vom Empfänger ab. Reporting im Kommunikationscontrolling dient zum einen der Leitung der Unternehmenskommunikation, um die strategische Ausrichtung und operative Steuerung der Abteilung zu verbessern. Es informiert zum anderen das Top-Management über den Kommunikationsstatus und die Beziehungsqualität in Bezug auf die wesentlichen Stakeholder-Gruppen des Unternehmens.

Abb. 12: Typ...