KI im steuerberatenden Berufsstand (FAQ-Katalog der BStBK) / 4.4 Wie kann sichergestellt werden, dass Mitarbeitende KI-Tools nur kontrolliert und datenschutzkonform nutzen?

In einem ersten Schritt sollten die Mitarbeitenden durch Schulungen mit den Grundlagen von KI vertraut gemacht werden, um die Funktionsweise und damit auch etwaige Risiken zu verstehen.

Im nächsten Schritt sollte mit Einführung erster KI-Tools neben schriftlichen Richtlinien auch technisch-organisatorische Vorkehrungen getroffen werden, um die KI-Nutzung in geordneten Bahnen zu halten.

Im Folgenden einige Best Practices:

• Betriebliche Accounts bereitstellen: Man sollte für die berufliche KI-Nutzung unternehmensgestellte Accounts und Geräte zur Verfügung stellen. Mitarbeitende sollten nicht mit privaten Logins oder ungesicherten Geräten auf KI-Dienste zugreifen. Beispielsweise kann man zentrale Kanzlei-Accounts bei einem KI-Anbieter einrichten, damit alle Aktivitäten über diesen gemeinsamen Account laufen und überwacht werden können. Dadurch behält man die Kontrolle über die eingegebenen Daten und können die Einstellungen (wie Opt-out aus Datenspeicherung) zentral verwalten.
• Zugriffsrechte und Rollen: Ein definiertes Rollen- und Rechtemanagement (wie aus anderen Anwendungen bekannt) ist auch beim Einsatz von KI sinnvoll. Wie etwa die Implementierung von technischen Zugangskontrollen (Passwörter, 2-Faktor-Authentifizierung) für KI-Plattformen analog zu anderen sensiblen Systemen.
• IT-Policy durchsetzen: Integration von KI-Regeln in die bestehende IT-Nutzungsordnung der Kanzlei. Das Eingeben von vertraulichen Informationen in nicht freigegebene Tools ist ein "No-Go" – dies kann den Mitarbeitenden durch regelmäßige Hinweise/Schulungen ins Bewusstsein gerufen werden. Etwa können Web-Filter im Firmennetz bekannte KI-Websites blockieren, sofern deren Nutzung unerwünscht ist. Alternativ könnten eigene sichere KI-Lösungen im Intranet bereitgestellt werden, um den Drang zu öffentlichen...